Co to jest plik podpisu?
Plik podpisu to mały plik tekstowy, który jest dołączany na końcu wiadomości e-mail. Zawiera podpis i inne informacje, takie jak numer telefonu lub adres strony internetowej. Oszczędzanie czasu i energii pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ możesz ustawić dołączanie go za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, i nie musisz wielokrotnie wpisywać tych samych informacji.
Większość programów i usług e-mail umożliwia tworzenie pliku podpisu jako części programu lub aplikacji. Wiele pozwala także na dodanie pliku utworzonego za pomocą edytora tekstu. Zazwyczaj plik można dodać, przechodząc do sekcji „Opcje” programu pocztowego.
Zawartość pliku podpisu jest nieograniczona. Może zawierać tekst, linki internetowe, a nawet zdjęcia lub dzieła sztuki. Zazwyczaj będzie zawierać podpis oprócz informacji kontaktowych, takich jak numer telefonu lub faksu, lub link do strony internetowej. Wielu użytkowników biznesowych dodaje również logo swojej firmy. Często ludzie, którzy używają pliku podpisu w osobistej wiadomości e-mail, również wybierają ulubiony cytat lub powiedzenie, które określa ich przekonania lub inspiruje.
Chociaż istnieje wiele opcji podczas korzystania z pliku podpisu, zwykle zaleca się przestrzeganie określonych protokołów, gdy są tworzone do użytku biznesowego. Utrzymanie profesjonalizmu bez nadmiernej nieformalności jest zwykle kluczowym punktem do zapamiętania. Na przykład, gdy używasz pliku podpisu w biznesowej wiadomości e-mail, najlepiej jest pominąć osobistą wycenę. Zalecane jest również pozostawienie spacji między ostatnim zdaniem wiadomości a podpisową częścią pliku. Dzięki temu jest czysty i schludny oraz łatwo podkreśla informacje kontaktowe.
Jedną z głównych zalet posiadania pliku podpisu jest to, że większość aplikacji e-mail pozwala na użycie więcej niż jednego pliku. Jest to przydatne, szczególnie do użytku biznesowego, ponieważ można obsłużyć plik dla różnych klientów lub na różnych etapach działalności. Po nawiązaniu relacji z klientem podpis, który jest nieco mniej formalny, może wyglądać lepiej. W przypadku osób wysyłających wiadomości e-mail z konta prywatnego zmiana pliku może być przydatna, aby odróżnić znajomych, rodzinę i kontakty mniej osobiste.
Chociaż najczęściej stosowanym plikiem podpisu jest poczta e-mail, można go również używać z innymi aplikacjami. Niektóre usługi wiadomości błyskawicznych (IM) umożliwiają dodanie jednej, a także niektórych grup Usenet. Jest to również powszechnie widoczne na forach czatów.