O que é um arquivo de assinatura?
Um arquivo de assinatura é um pequeno arquivo de texto anexado ao final de um email. Ele contém uma assinatura e outras informações, como um número de telefone ou endereço de site. O uso de um economiza tempo e energia, pois você pode configurá-lo para anexá-lo sempre que enviar um e-mail e não precisar digitar repetidamente as mesmas informações.
A maioria dos programas e serviços de email permite a criação de um arquivo de assinatura como parte do programa ou aplicativo. Muitos também permitem adicionar um arquivo que foi criado usando um programa de processamento de texto. Normalmente, o arquivo pode ser adicionado na seção "Opções" do programa de email.
O conteúdo de um arquivo de assinatura é ilimitado. Pode conter texto, links da web e até fotos ou obras de arte. Normalmente, ele conterá uma assinatura, além de informações de contato, como um número de telefone ou fax, ou o link para um site. Muitos usuários corporativos também adicionam o logotipo da empresa. Muitas vezes, as pessoas que usam um arquivo de assinatura em seus emails pessoais também optam por incluir uma citação favorita ou dizer que define suas crenças ou as inspira.
Embora existam muitas opções ao usar um arquivo de assinatura, geralmente é recomendável seguir determinados protocolos quando criados para uso comercial. Mantê-lo profissional sem ser excessivamente informal é geralmente o ponto-chave a ser lembrado. Por exemplo, ao usar um arquivo de assinatura em um email comercial, é melhor deixar de fora uma cotação pessoal. Além disso, é recomendável deixar espaço entre a última frase da sua mensagem e a parte da assinatura do arquivo. Isso o mantém limpo e arrumado e destaca facilmente as informações de contato.
Uma das principais vantagens de ter um arquivo de assinatura é que a maioria dos aplicativos de email permite que mais de um arquivo seja usado. Isso é útil, especialmente para uso comercial, pois você pode atender o arquivo para diferentes clientes ou em diferentes estágios do negócio. Uma vez que existe um relacionamento estabelecido com um cliente, uma assinatura um pouco menos formal pode parecer melhor. Para as pessoas que enviam e-mails de uma conta privada, alterar o arquivo pode ser útil para diferenciar entre amigos, familiares e contatos menos pessoais.
Embora o uso mais comum de um arquivo de assinatura seja para email, ele também pode ser usado com outros aplicativos. Alguns serviços de mensagens instantâneas (IM) permitem a adição de um, bem como alguns grupos da Usenet. Também é comum nos fóruns de bate-papo.