Wat is een handtekeningbestand?
Een handtekeningbestand is een klein tekstbestand dat aan het einde van een e-mail wordt toegevoegd. Het bevat een handtekening en andere informatie, zoals een telefoonnummer of websiteadres. Het gebruik van één bespaart tijd en energie, omdat u kunt instellen dat deze telkens als bijlage wordt toegevoegd wanneer u een e-mail verzendt en u niet herhaaldelijk dezelfde informatie hoeft in te typen.
Met de meeste e-mailprogramma's en -services kunt u een handtekeningbestand maken als onderdeel van het programma of de toepassing. Met veel kunt u ook een bestand toevoegen dat is gemaakt met een tekstverwerkingsprogramma. Doorgaans kan het bestand worden toegevoegd door naar het gedeelte 'Opties' van het e-mailprogramma te gaan.
De inhoud van een handtekeningbestand is onbeperkt. Het kan tekst, webkoppelingen en zelfs foto's of kunstwerken bevatten. Doorgaans bevat het een handtekening naast contactgegevens, zoals een telefoon- of faxnummer of de link naar een website. Veel zakelijke gebruikers voegen ook hun bedrijfslogo toe. Vaak kiezen mensen die een handtekeningsbestand in hun persoonlijke e-mail gebruiken er ook voor om een favoriet citaat op te nemen of te zeggen dat dit hun overtuigingen definieert of hen inspireert.
Hoewel er veel opties zijn bij het gebruik van een handtekeningsbestand, wordt het meestal aanbevolen om bepaalde protocollen te volgen wanneer deze voor zakelijk gebruik zijn gemaakt. Het professioneel houden zonder al te informeel te zijn is meestal het belangrijkste punt om te onthouden. Wanneer u bijvoorbeeld een handtekeningbestand in een zakelijke e-mail gebruikt, is het het beste als u een persoonlijke offerte weglaat. Het wordt ook aanbevolen om ruimte te laten tussen de laatste zin van uw bericht en het handtekeninggedeelte van het bestand. Dit houdt het schoon en netjes en markeert gemakkelijk de contactgegevens.
Een van de belangrijkste voordelen van het hebben van een handtekeningbestand is dat de meeste e-mailtoepassingen meer dan één bestand kunnen gebruiken. Dit is handig, vooral voor zakelijk gebruik, omdat u het bestand voor verschillende klanten of in verschillende fasen van het bedrijf kunt verzorgen. Zodra er een vaste relatie met een klant is, kan een handtekening die iets minder formeel is, er beter uitzien. Voor mensen die e-mails verzenden vanuit een privéaccount, kan het wijzigen van het bestand handig zijn om onderscheid te maken tussen vrienden, familie en minder persoonlijke contacten.
Hoewel het meest gebruikelijke gebruik voor een handtekeningbestand voor e-mail is, kan het ook worden gebruikt met andere toepassingen. Met sommige IM-services (Instant Messaging) kan één worden toegevoegd, evenals enkele Usenet-groepen. Het wordt ook vaak gezien in chatforums.