Was ist eine Signaturdatei?
Eine Signaturdatei ist eine kleine Textdatei, die an das Ende einer E-Mail angehängt wird. Es enthält eine Unterschrift und andere Informationen, z. B. eine Telefonnummer oder eine Website-Adresse. Die Verwendung von one spart Zeit und Energie, da Sie festlegen können, dass es jedes Mal angehängt wird, wenn Sie eine E-Mail senden, und nicht wiederholt dieselben Informationen eingeben müssen.
Die meisten E-Mail-Programme und -Dienste ermöglichen die Erstellung einer Signaturdatei als Teil des Programms oder der Anwendung. In vielen Fällen können Sie auch eine Datei hinzufügen, die mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde. In der Regel kann die Datei im Abschnitt "Optionen" des E-Mail-Programms hinzugefügt werden.
Der Inhalt einer Signaturdatei ist unbegrenzt. Es kann Text, Weblinks und sogar Fotos oder Kunstwerke enthalten. In der Regel enthält es zusätzlich zu den Kontaktinformationen eine Signatur, z. B. eine Telefon- oder Faxnummer oder den Link zu einer Website. Viele Geschäftsanwender fügen auch ihr Firmenlogo hinzu. Häufig geben Personen, die eine Signaturdatei in ihrer persönlichen E-Mail verwenden, auch ein Lieblingszitat oder einen Spruch an, der entweder ihre Überzeugungen definiert oder sie inspiriert.
Obwohl es bei der Verwendung einer Signaturdatei viele Optionen gibt, wird normalerweise empfohlen, bei der Erstellung für den Geschäftsgebrauch bestimmte Protokolle zu befolgen. Professionell zu bleiben, ohne zu informell zu sein, ist normalerweise der wichtigste Punkt, an den Sie denken sollten. Wenn Sie beispielsweise eine Signaturdatei in einer geschäftlichen E-Mail verwenden, lassen Sie am besten ein persönliches Angebot aus. Es wird außerdem empfohlen, zwischen dem letzten Satz Ihrer Nachricht und dem Signaturteil der Datei ein Leerzeichen zu lassen. Dies hält es sauber und ordentlich und hebt leicht die Kontaktinformationen hervor.
Einer der Hauptvorteile einer Signaturdatei besteht darin, dass in den meisten E-Mail-Anwendungen mehr als eine Datei verwendet werden kann. Dies ist besonders für den geschäftlichen Gebrauch praktisch, da Sie die Datei für verschiedene Kunden oder in verschiedenen Phasen des Geschäfts erstellen können. Sobald eine Beziehung zu einem Kunden besteht, sieht eine etwas weniger formelle Unterschrift möglicherweise besser aus. Für Personen, die E-Mails von einem privaten Konto aus senden, kann das Ändern der Datei hilfreich sein, um zwischen Freunden, Familienmitgliedern und weniger persönlichen Kontakten zu unterscheiden.
Obwohl eine Signaturdatei am häufigsten für E-Mails verwendet wird, kann sie auch mit anderen Anwendungen verwendet werden. Einige Instant Messaging-Dienste (IM) sowie einige Usenet-Gruppen ermöglichen das Hinzufügen eines Dienstes. Es wird auch häufig in Chat-Foren gesehen.