Co je to automatická odpověď?
Autoresponder je program, který automaticky generuje odpověď, když obdrží informace. Klasické použití autoresponders je ve správě e-mailu, ale tyto programy lze nalézt také na webových stránkách. Tento typ programu může být velmi užitečným a výkonným nástrojem pro vše od internetového marketingu až po správu přijímacích řízení na vysokou školu. Mnoho lidí narazilo na nějakou verzi autoresponderu v určitém okamžiku svého života.
Nejstarší verze těchto programů byly navrženy tak, aby vracely chyby, když nebylo možné doručit e-mail, a upozornit odesílatele na problém. Poté, co systém doručování pošty provedl několik pokusů, pověděl autoresponderovi, aby kontaktoval odesílatele a řekl mu, že e-mail nebyl doručen. Příčina chyby může být také podrobně popsána, aby odesílatel věděl, proč k chybě došlo a jak jí lze v budoucnu zabránit.
Tuto koncepci začali také přijímat lidé, kteří chtěli zasílat okamžité odpovědi, když dostávali e-maily, aby odesílateli dali vědět, že e-mail byl přijat, a lze očekávat odpověď. Tyto autorespondery se běžně používají na stránkách zákaznických služeb, aby lidem sdělovaly, že jejich žádosti byly přijaty a že budou zpracovány ve stanovené lhůtě. Tato technika je také využívána v marketingu, takže když se někdo pokusí o kontakt, je tento kontakt okamžitě vrácen a posílen.
Lidé mohou využít autoresponders ke zpracování svých e-mailů, když jsou mimo kancelář nebo nejsou k dispozici. Zatímco na dovolené, mnoho lidí nastavit autoresponders tak, že když dostanou e-maily, bude odesílatel vědět, proč osobní odpověď nebude bezprostředně nadcházející. Lidé, kteří se zvláště zajímají o odpověď na e-maily a žádosti, mohou zapnout automatickou odpověď, když nejsou k dispozici, i když pouze krátce během schůzky nebo při obědě.
K dispozici jsou také programy založené na obsahu. Například, když se někdo chce odhlásit z konference, server vygeneruje automatickou odpověď, která potvrdí, že bylo odstraněno jméno a e-mail osoby. Tyto autoresponders založené na obsahu umožňují lidem soustředit se na e-maily a problémy, na které se musí osobně dohlížet, což šetří čas v kanceláři. Programy na webových stránkách často plní stejnou funkci a vedou uživatele prostřednictvím základních dotazů, aby zjistili, zda může automatická odpověď pomoci dříve, než se musí zapojit skutečný člověk.