¿Qué es un Autoresponder?
Un autoresponder es un programa que genera automáticamente una respuesta cuando recibe información. El uso clásico de autorespondedores es en la gestión de correo electrónico, pero estos programas también se pueden encontrar en sitios web. Este tipo de programa puede ser una herramienta muy útil y poderosa para todo, desde marketing en Internet hasta la gestión de admisiones a una universidad. Muchas personas han encontrado alguna versión del autoresponder en algún momento de sus vidas.
Las primeras versiones de estos programas fueron diseñadas para devolver errores cuando no se pudo entregar un correo electrónico, para alertar al remitente de un problema. Después de que el sistema de entrega de correo haya realizado varios intentos, le indicará al autorespondedor que se comunique con el remitente y le diga que no se entregó el correo electrónico. La causa del error también puede detallarse, para que el remitente sepa por qué ocurrió el error y cómo se puede evitar en el futuro.
Este concepto también comenzó a ser adoptado por personas que querían enviar respuestas instantáneas cuando recibían correos electrónicos para que los remitentes supieran que el correo electrónico fue recibido, y se podía esperar una respuesta. Estos autorespondedores se usan comúnmente en sitios de servicio al cliente para informar a las personas que sus solicitudes se han recibido y que se procesarán dentro de un período de tiempo establecido. Esta técnica también se utiliza en marketing, de modo que cuando alguien hace un intento de contacto, ese contacto se devuelve y refuerza de inmediato.
Las personas pueden utilizar autorespondedores para manejar su correo electrónico cuando están fuera de la oficina o no están disponibles. Durante las vacaciones, muchas personas configuran autorespondedores para que cuando reciban correos electrónicos, los remitentes sepan por qué no se recibirá una respuesta personal de inmediato. Las personas que están especialmente preocupadas por responder a correos electrónicos y solicitudes pueden activar el autoresponder cuando no están disponibles, aunque solo sea brevemente durante una reunión o durante el almuerzo.
Los programas basados en contenido también están disponibles. Por ejemplo, cuando alguien quiere darse de baja de una lista de correo, el servidor generará una respuesta automática para confirmar que el nombre y el correo electrónico de la persona han sido eliminados. Estos autorespondedores basados en contenido permiten a las personas centrarse en correos electrónicos y problemas que deben ser atendidos personalmente, ahorrando tiempo en la oficina. Los programas en los sitios web a menudo realizan la misma función, guiando a los usuarios a través de consultas básicas para ver si el autoresponder puede ayudar antes de que una persona real necesite involucrarse.