Wat is een autoresponder?
Een autoresponder is een programma dat automatisch een reactie genereert wanneer het informatie ontvangt. Het klassieke gebruik van autoresponders is e-mailbeheer, maar deze programma's zijn ook te vinden op websites. Dit type programma kan een zeer nuttig en krachtig hulpmiddel zijn voor alles, van internetmarketing tot het beheren van opnames aan een universiteit. Veel mensen zijn op een bepaald punt in hun leven een versie van de autoresponder tegengekomen.
De eerste versies van deze programma's zijn ontworpen om fouten te retourneren wanneer een e-mail niet kon worden afgeleverd, om de afzender op een probleem te attenderen. Nadat het postbezorgsysteem verschillende pogingen had ondernomen, zou het de autoresponder vertellen de afzender te contacteren en hem of haar vertellen dat de e-mail niet is afgeleverd. De oorzaak van de fout kan ook gedetailleerd zijn, zodat de afzender weet waarom de fout is opgetreden en hoe deze in de toekomst kan worden voorkomen.
Dit concept begon ook te worden overgenomen door mensen die onmiddellijke reacties wilden verzenden wanneer ze e-mails ontvingen om afzenders te laten weten dat de e-mail werd ontvangen en dat een antwoord kon worden verwacht. Deze autoresponders worden vaak gebruikt op sites van de klantenservice om mensen te vertellen dat hun verzoeken zijn ontvangen en dat ze binnen een bepaalde periode worden verwerkt. Deze techniek wordt ook gebruikt in marketing, zodat wanneer iemand een poging tot contact doet, dat contact onmiddellijk wordt teruggestuurd en versterkt.
Mensen kunnen autoresponders gebruiken om hun e-mail af te handelen wanneer ze niet op kantoor zijn of niet beschikbaar zijn. Tijdens hun vakantie stellen veel mensen autoresponders in, zodat de afzenders weten wanneer ze e-mails ontvangen, waarom een persoonlijk antwoord niet onmiddellijk zal verschijnen. Mensen die zich vooral zorgen maken over het reageren op e-mails en verzoeken, kunnen de autoresponder inschakelen wanneer ze niet beschikbaar zijn, zelfs al is het maar kort tijdens een vergadering of tijdens de lunch.
Op inhoud gebaseerde programma's zijn ook beschikbaar. Als iemand zich bijvoorbeeld wil afmelden voor een mailinglijst, genereert de server een autoresponder om te bevestigen dat de naam en het e-mailadres van de persoon zijn verwijderd. Met deze op inhoud gebaseerde autoresponders kunnen mensen zich concentreren op e-mails en kwesties die persoonlijk moeten worden behandeld, waardoor tijd op kantoor wordt bespaard. Programma's op websites hebben vaak dezelfde functie en leiden gebruikers door basisvragen om te zien of de autoresponder kan helpen voordat een echte persoon betrokken moet worden.