Jak mohu napsat krycí list faxu?

Fax je zkrácené slangové slovo pro „fax“. Je to dokument přenášený faxem přes telefonní linky. Vzhledem ke komprimaci dat formátu faxu by měl být krycí list faxu textový, jasně a stručně napsaný a měl by obsahovat nejdůležitější důležité informace o faxu. Program pro zpracování textu v počítači můžete použít k vytvoření vlastního krycího listu faxu nebo využít četných šablon dostupných na internetu.

Fax je naskenován přes vaše faxové zařízení a přenesen do faxového přístroje vašeho korespondenta. Můžete například odesílat fax do velké společnosti, kde několik zaměstnanců pravděpodobně sdílí stejný fax v kanceláři. Krycí list faxu je proto nesmírně důležitý, proto je nutné podrobně zjistit, kdo by měl fax přijmout, a shrnout obsah faxu. Tím je zajištěno, že fax je distribuován příslušné straně na přijímajícím konci.

Kdokoli může psát ručně psanou poznámku na list papíru a odeslat ji jako krycí list faxu. Profesionální vzhled titulního listu faxu však používá psací stroj nebo textový procesor počítače k ​​vytvoření elegantního a uspořádaného titulního listu. Informace by měly být krátké a přesné s malými nebo žádnými obrázky nebo cizí grafikou, které zpožďují dobu přenosu. Horní část průvodního dopisu pod položkou „Z“ obvykle uvádí informace o odesílateli, jako je jméno, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo a faxové číslo. Tato data vypadají podobně jako zpáteční adresa na obálce, naskládaná se jménem odesílatele na prvním řádku, adresou na druhém a třetím řádku atd.

Pod informacemi „Od“ jsou data zobrazující informace příjemce faxu, obvykle uvedená jako „Komu“ nebo „Příjemce“. Podobně jako informace „Od“, informace „Příjemce“ by měly zahrnovat celé jméno, adresu, e-mailovou adresu, telefonní a faxové číslo příjemce, jakož i další relevantní kontaktní informace. Je důležité uvést celé jméno příjemce a, pokud je to možné, další identifikační údaje, jako je kancelář nebo pobočka. To zamezí záměně na straně příjemců, pokud společnost má například tři Johna Browna pracujícího ve stejné kanceláři. Zahrnutí kancelářského oddělení a dalších identifikačních údajů pomáhá kanceláři přesněji určit příjemce a pomáhá zajistit, aby váš fax byl přijat správnou osobou bez prodlení.

Konečně by měl průvodní dopis faxu obsahovat velmi stručné shrnutí příslušných údajů obsažených v těle faxu. Pokud fax obsahuje informace o elektronické objednávce servisních dílů pro sekačku na trávu, mělo by se v průvodním dopise faxu stručně uvést, že za účelem faxu a obecné informace. Většina krycích listů a šablon faxu poskytuje prostor pro tyto informace v části „Podrobnosti“ nebo „Zpráva“. Informace v této části jsou obvykle omezeny na jednu nebo dvě věty a měly by být co nejjasnější.

Jakmile je zadán krycí list faxu, vytiskněte jej na tiskárně počítače. Faxové listy jsou pak korelovány s krycím listem faxu nahoře. Když je čas odeslat fax, odešlete nejprve faxový průvodní list a podrobné faxové listy, a to za titulním listem.