Jak mohu napsat faxový kryt?

Fax je zkrácené slangové slovo pro „fax“. Jedná se o dokument přenášený faxovým strojem přes telefonní linky. Vzhledem k povaze formátu faxu, který komprimuje dat, by měl být krycí list faxu textový, jasně a stručně psaný a obsahovat nejzákladnější důležité informace o faxu. Na počítač můžete použít program pro zpracování textu k vytvoření vlastního krycího listu faxu nebo využití četných šablon dostupných na internetu.

Fax je naskenován prostřednictvím faxového stroje a přenášen do faxového stroje korespondenta. Můžete například posílat fax do velké společnosti, kde řada zaměstnanců pravděpodobně sdílí stejný faxový stroj v kanceláři. Pokračový list Fax je proto nesmírně důležitý, proto podrobněji, kdo by měl získat fax a shrnout obsah faxu. Tím je zajištěno, že fax je distribuován příslušné straně na přijímajícím konci.

Kdokoli může vyřadit ručně psanou notu na list papíru a poslat ji jako faxový krycí list. Profesionálně vypadající krycí list faxu však používá psací stroj na psací stroj nebo textový procesor počítače k ​​napsání úhledného a organizovaného krycího listu. Informace by měly být krátké a přesné s několika nebo žádnými obrázky nebo cizí grafikou, které zpožďují dobu přenosu. Vrchol průvodního dopisu pod „z“ obvykle uvádí informace o odesílateli, jako je jméno, adresa, e -mailová adresa, telefonní číslo a faxové číslo. Tato data se objevují podobně jako zpáteční adresa na obálce, naskládaná jménem odesílatele na prvním řádku, adresa na druhém a třetím řádku atd.

Pod informacemi „From“ jsou údaje zobrazující informace o příjemci faxu, obvykle uvedené jako „do“ nebo jako „příjemce“. Podobně jako v informacích „z“ by měla informace „příjemce“ zahrnovat celé jméno, adresu, adresu, e -mailovou adresu, telefon a fax NUMBERS i jakékoli jiné relevantní kontaktní informace. Je důležité zahrnout celé jméno příjemce a pokud je to možné, další identifikační údaje, jako je kancelářské oddělení nebo rozšíření. Tím se zabrání zmatení na konci příjemců, pokud společnost například tři John Browns pracuje ve stejné kanceláři. Zahrnutí kancelářského ministerstva a dalších identifikačních informací pomáhá úřadu přesněji určit příjemce a pomáhá zajistit, aby váš fax byla přijata správnou osobou bez zpoždění.

Nakonec by měl faxový průvodní dopis obsahovat velmi stručné shrnutí relevantních podrobností obsažených v těle faxu. Pokud fax obsahuje informace o elektronické pořadí služebních dílů pro sekačku na trávu, měl by průvodní dopis faxu stručně uvést, že za účelem faxu a obecných informací. Většina faxových krycích listů a šablon umožňuje prostor pro tyto informace v části „Podrobnosti“ nebo „Zpráva“. Informace v této části jsou obvykle limIT je na jedné nebo dvou větách a měl by být co nejúžasnější.

Jakmile je napsán faxový kryt, vytiskněte list na počítačovou tiskárnu. Faxové listy jsou pak korelovány s krycím listem faxu nahoře. Když je čas poslat fax, pošlete nejprve faxový průvodní dopis a podrobné faxové listy v pořadí po krycí listu.