FAXカバーシートを作成する方法

ファックスは、「ファクシミリ」の短縮スラングです。 これは、電話回線を介してファックス機で送信されるドキュメントです。 ファックス形式のデータ圧縮の性質により、ファックスカバーシートはテキストで、明確かつ簡潔に記述し、ファックスに関する最も基本的な重要情報を含める必要があります。 コンピューターでワードプロセッシングプログラムを使用して、カスタムFAXカバーシートを作成したり、インターネットで利用可能な多数のテンプレートを利用したりできます。

ファックスは、ファックス機でスキャンされ、通信員のファックス機に送信されます。 たとえば、大企業にFAXを送信している場合、多くの従業員がオフィスで同じFAXマシンを共有している可能性があります。 したがって、誰がFAXを受信する必要があるかを詳細に説明し、FAXの内容を要約するには、FAXカバーシートが非常に重要です。 これにより、ファックスが受信側の適切な関係者に確実に配信されます。

誰でも手書きのメモを1枚の紙に走り書きして、ファックスカバーシートとして送信できます。 ただし、プロ並みのFAXカバーシートでは、タイプライターまたはコンピューターのワードプロセッサを使用して、きちんとした整理されたカバーシートを入力します。 情報は、伝送時間を遅らせる画像や無関係なグラフィックがほとんどないかまったくない、短く正確でなければなりません。 「差出人」の下のカバーレターの上部には、通常、名前、住所、電子メールアドレス、電話番号、ファックス番号などの送信者の情報が記載されています。 このデータは、1行目に送信者の名前、2行目と3行目に住所などを重ねた封筒の返信先住所によく似ています。

「From」情報の下には、ファックス受信者の情報を表示するデータがあり、通常は「To」または「Recipient」としてリストされます。 「差出人」情報と同様に、「受信者」情報には、受信者の氏名、住所、電子メールアドレス、電話番号、FAX番号、およびその他の関連する連絡先情報を含める必要があります。 受信者の氏名と、可能であればオフィスの部署や内線などのその他の識別情報を含めることが重要です。 これにより、たとえば、同じオフィスで3人のジョンブラウンズが働いている場合、受信者側の混乱を回避できます。 オフィス部門やその他の識別情報を含めると、オフィスが受信者をより正確に判断し、遅延なく正しい人がFAXを受信できるようになります。

最後に、ファックスのカバーレターには、ファックスの本文に含まれる関連する詳細の非常に短い要約を含める必要があります。 芝刈り機のサービス部品の電子注文に関する情報がFAXに含まれている場合、FAXのカバーレターには、FAXの目的と一般情報を簡潔に記載する必要があります。 ほとんどのFAXカバーシートとテンプレートでは、「詳細」または「メッセージ」の下にこの情報用のスペースがあります。 このセクションの情報は通常、1つまたは2つの文に限定されており、できるだけ簡潔にする必要があります。

FAXカバーシートを入力したら、コンピューターのプリンターでシートを印刷します。 FAXシートは、上部のFAXカバーシートと関連付けられます。 FAXを送信するときは、最初にFAXカバーレターを送信し、詳細なFAXシートをカバーシートに続いて順番に送信します。