Hvordan skriver jeg et faxomslag?
En fax er det forkortede slangord for "fax". Det er et dokument, der transmitteres af en faxmaskine på tværs af telefonlinjer. På grund af faxformatets datakomprimerende karakter, skal faxomslaget være tekstligt, klart og kortfattet skrevet og omfatte de mest grundlæggende vigtige oplysninger om faxen. Du kan bruge et tekstbehandlingsprogram på en computer til at oprette et brugerdefineret faxforsideark eller drage fordel af de mange tilgængelige skabeloner på Internettet.
En fax scannes gennem din faxmaskine og transmitteres til din korrespondents faxmaskine. For eksempel sender du muligvis en fax til et stort firma, hvor et antal ansatte sandsynligvis deler den samme faxmaskine på kontoret. Faxomslaget er derfor ekstremt vigtigt, når det drejer sig om, hvem der skal modtage faxen og sammenfatte indholdet af faxen. Dette sikrer, at faxen distribueres til den relevante part i den modtagende ende.
Alle kan skrabe en håndskrevet note på et ark papir og sende det som et faxomslag. Et professionelt udseende faxomslag bruger imidlertid en skrivemaskine eller computerens tekstbehandler til at udskrive et pænt og organiseret forside. Oplysningerne skal være korte og præcise med få eller ingen billeder eller udvendig grafik, der forsinker transmissionstiden. Øverst på følgebrevet under "Fra" angiver typisk afsenderoplysninger, som navn, adresse, e-mail-adresse, telefonnummer og faxnummer. Disse data ser meget ud som returadressen på en konvolut, der er stablet med afsenderens navn på den første linje, adressen på den anden og tredje linie osv.
Under "Fra" -oplysningerne er de data, der viser faxmodtagerens oplysninger, normalt opført som "Til" eller som "Modtager." I lighed med "Fra" -oplysningerne skal "Modtager" -informationen indeholde modtagerens fulde navn, adresse, e-mail-adresse, telefon- og faxnumre samt alle andre relevante kontaktoplysninger. Det er vigtigt at medtage modtagerens fulde navn og om muligt andre identificerende oplysninger, såsom kontorafdeling eller lokalforlængelse. Dette undgår forvirring over modtagerens ende, hvis virksomheden for eksempel har tre John Browns, der arbejder på det samme kontor. Inkludering af kontorafdelingen og andre identificerende oplysninger hjælper kontoret mere nøjagtigt med at bestemme modtageren og hjælper med at sikre, at din fax modtages af den rigtige person uden forsinkelser.
Endelig skal faxforsendelsesbrevet indeholde et meget kort resumé af relevante detaljer inkluderet i faxens krop. Hvis faxen indeholder oplysninger om en elektronisk bestilling af servicedele til en græsslåmaskine, skal faxforsendelsesbrevet indeholde en kort beskrivelse af, at det er formålet med faxen og de generelle oplysninger. De fleste faxomslag og skabeloner giver plads til disse oplysninger under "Detaljer" eller "Besked". Oplysninger i dette afsnit er normalt begrænset til en eller to sætninger og skal være så kortfattede som muligt.
Når faxomslaget er skrevet, skal du udskrive arket på computerprinteren. Faxarkene korreleres derefter med faxdækkearket øverst. Når det er tid til at sende en fax, skal du først sende faxforsendelsesbrevet og de detaljerede faxark i rækkefølge efter omslaget.