Comment puis-je écrire une page de garde de fax?
Un fax est le mot d'argot raccourci pour "fac-similé". Il s’agit d’un document transmis par un télécopieur sur plusieurs lignes téléphoniques. En raison de la nature compressée des données du format de télécopie, la page de garde de la télécopie doit être textuelle, rédigée de manière claire et succincte et inclure les informations essentielles les plus élémentaires sur la télécopie. Vous pouvez utiliser un programme de traitement de texte sur un ordinateur pour créer une page de garde de télécopie personnalisée ou tirer parti des nombreux modèles disponibles sur Internet.
Un fax est numérisé via votre télécopieur et transmis au télécopieur de votre correspondant. Par exemple, vous envoyez peut-être un fax à une grande entreprise, où plusieurs employés partagent probablement le même télécopieur au bureau. La page de garde de la télécopie est donc extrêmement importante pour préciser qui doit recevoir la télécopie et en résumer le contenu. Cela garantit que le fax est distribué à la partie appropriée du destinataire.
Tout le monde peut dessiner une note manuscrite sur une feuille de papier et l’envoyer en tant que page de garde pour télécopie. Cependant, une page de garde de télécopie d'aspect professionnel utilise une machine à écrire ou le traitement de texte de l'ordinateur pour taper une page de garde soignée et organisée. Les informations doivent être courtes et précises, avec peu ou pas d'images ou des graphiques superflus retardant le temps de transmission. Le haut de la lettre d'accompagnement sous "De" indique généralement les informations de l'expéditeur, telles que le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et le numéro de fax. Ces données apparaissent un peu comme l'adresse de retour sur une enveloppe, empilée avec le nom de l'expéditeur sur la première ligne, l'adresse sur les deuxième et troisième lignes, etc.
Sous les informations "De" se trouvent les données affichant les informations du destinataire du fax, généralement répertoriées sous "A" ou "Destinataire". Semblable aux informations "De", les informations "Destinataire" doivent inclure le nom complet du destinataire, son adresse, son adresse électronique, ses numéros de téléphone et de fax, ainsi que toute autre information de contact pertinente. Il est important d'inclure le nom complet du destinataire et, si possible, d'autres informations d'identification, telles que le département ou l'extension. Cela évite toute confusion chez le destinataire si, par exemple, trois John Brown travaillent dans le même bureau. L'inclusion du service du bureau et d'autres informations d'identification aident le bureau à déterminer plus précisément le destinataire et à s'assurer que votre télécopie est reçue par la bonne personne, sans délai.
Enfin, la lettre d'accompagnement du fax doit contenir un très bref résumé des détails pertinents inclus dans le corps du fax. Si le fax contient des informations sur une commande électronique de pièces de rechange pour une tondeuse à gazon, la lettre d'accompagnement du fax doit l'indiquer de manière concise dans l'objectif du fax et des informations générales. La plupart des modèles de pages de garde et de modèles de fax autorisent un espace pour ces informations, sous "Détails" ou "Message". Les informations contenues dans cette section sont généralement limitées à une ou deux phrases et doivent être aussi succinctes que possible.
Une fois la page de garde de la télécopie saisie, imprimez la feuille sur l’imprimante. Les feuilles de télécopie sont ensuite corrélées avec la page de couverture de télécopie en haut. Lorsqu'il est temps d'envoyer une télécopie, envoyez d'abord la lettre d'accompagnement de la télécopie et les feuilles de télécopie détaillées dans l'ordre suivant la page de couverture.