Hur skriver jag ett faxomslag?
Ett fax är det förkortade slangordet för "fax". Det är ett dokument som överförs av en faxmaskin över telefonlinjer. På grund av datakomprimeringen av faxformatet bör faxomslaget vara textligt, tydligt och kortfattat skrivet och innehålla den mest grundläggande viktiga informationen om faxet. Du kan använda ett ordbehandlingsprogram på en dator för att skapa ett anpassat faxomslag eller dra nytta av de många mallar som finns tillgängliga på Internet.
Ett fax skannas genom din faxmaskin och sänds till din korrespondents faxmaskin. Du kan till exempel skicka ett fax till ett stort företag, där ett antal anställda antagligen delar samma faxmaskin på kontoret. Faxomslaget är därför oerhört viktigt när det gäller att specificera vem som ska ta emot faxet och sammanfatta innehållet i faxet. Detta säkerställer att faxet distribueras till lämplig part i den mottagande änden.
Vem som helst kan skrapa en handskriven anteckning på ett pappersark och skicka den som ett faxomslag. Ett professionellt utseende faxomslag använder dock en skrivmaskin eller datorns ordbehandlare för att skriva ut ett snyggt och organiserat omslagsark. Informationen ska vara kort och exakt med få eller inga bilder eller främmande grafik som försenar överföringstiden. Överst på försäkringsbrevet under "Från" anger vanligen avsändarens information, t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer och faxnummer. Dessa data verkar ungefär som returadressen i ett kuvert, staplat med avsändarens namn på den första raden, adressen på den andra och tredje raden och så vidare.
Under informationen "Från" finns informationen som visar faxmottagarens information, vanligtvis listad som "Till" eller som "Mottagare." I likhet med "Från" -informationen bör "Mottagarens" information innehålla mottagarens fulla namn, adress, e-postadress, telefon- och faxnummer samt all annan relevant kontaktinformation. Det är viktigt att inkludera mottagarens fulla namn och om möjligt annan identifierande information, till exempel kontorsavdelning eller förlängning. Detta undviker förvirring av mottagarnas slut om företaget till exempel har tre John Browns som arbetar på samma kontor. Att inkludera kontorsavdelningen och annan identifierande information hjälper kontoret att mer exakt bestämma mottagaren och hjälper till att se till att ditt fax tas emot av rätt person utan förseningar.
Slutligen bör faxomslaget innehålla en mycket kort sammanfattning av relevanta detaljer som ingår i faxens huvuddel. Om faxet innehåller information om en elektronisk beställning av servicedelar för en gräsklippare, ska faxförsäkringsbrevet tydligt ange att i faxens syfte och den allmänna informationen. De flesta faxomslag och mallar ger plats för denna information under "Detaljer" eller "Meddelande". Informationen i detta avsnitt är vanligtvis begränsad till en eller två meningar och bör vara så kortfattade som möjligt.
När faxomslaget har skrivits skriver du ut arket på datorskrivaren. Faxarken korreleras sedan med faxomslaget ovanpå. När det är dags att skicka ett fax, skicka faxförsäkringsbrevet först och de detaljerade faxarken i ordning efter omslaget.