Hur skriver jag ett faxomslag?
ett fax är det förkortade slangordet för "fax." Det är ett dokument som överförs av en faxmaskin över telefonlinjer. På grund av faxformatets datakomprimerande karaktär bör faxskyddet vara textuellt, tydligt och kortfattat skrivet och inkludera den mest grundläggande viktiga informationen om faxet. Du kan använda ett ordbehandlingsprogram på en dator för att skapa ett anpassat faxomslag eller dra nytta av de många tillgängliga mallarna på internet.
ett fax skannas genom din faxmaskin och överförs till din korrespondents faxmaskin. Till exempel kanske du skickar ett fax till ett stort företag, där ett antal anställda förmodligen delar samma faxmaskin på kontoret. Faxskyddsarket är därför oerhört viktigt vid detaljerna om vem som ska ta emot faxet och sammanfatta innehållet i faxet. Detta säkerställer att faxet distribueras till lämplig part i den mottagande änden.
Vem som helst kan skrapa en handskriven anteckning på ett pappersark och skicka det som ett faxskyddsark. Ett professionellt utseende faxskyddsark använder emellertid en skrivmaskin eller datorns ordbehandlare för att skriva ut ett snyggt och organiserat omslagsark. Information bör vara kort och exakt med få eller inga bilder eller främmande grafik som försenar överföringstiden. Överst på täckningsbrevet under "från" anger vanligtvis avsändarens information, till exempel namn, adress, e -postadress, telefonnummer och faxnummer. Dessa data visas mycket som returadressen på ett kuvert, staplat med avsändarens namn på den första raden, adressen på andra och tredje raden och så vidare.
Under "från" -informationen är data som visar faxmottagarens information, vanligtvis listad som "till" eller som "mottagare." I likhet med "från" -informationen, bör "mottagaren" -informationen innehålla mottagarens fullständiga namn, adress, e -postadress, telefon och fax Numbers såväl som annan relevant kontaktinformation. Det är viktigt att inkludera mottagarens fulla namn och om möjligt annan identifierande information, till exempel kontoravdelning eller förlängning. Detta undviker förvirring på mottagarnas slut om företaget till exempel har tre John Browns som arbetar på samma kontor. Att inkludera kontoravdelningen och annan identifierande information hjälper kontoret mer exakt att bestämma mottagaren och hjälper till att säkerställa att ditt fax tas emot av rätt person utan förseningar.
Slutligen bör faxskyddsbrevet innehålla en mycket kort sammanfattning av relevanta detaljer som ingår i faxets kropp. Om faxet innehåller information om en elektronisk ordning för servicdelar för en gräsklippare, bör faxskyddsbrevet kortfattat ange att i syftet med faxet och den allmänna informationen. De flesta faxskyddsark och mallar ger ett utrymme för denna information, under "detaljer" eller "meddelande." Information i detta avsnitt är vanligtvis limited till en eller två meningar och bör vara så kortfattade som möjligt.
När faxskyddet har skrivits skriver ut arket på datorskrivaren. Faxbladen korreleras sedan med faxskyddet ovanpå. När det är dags att skicka ett fax, skicka först faxfölden och de detaljerade faxbladen i ordning efter täckarket.