Como escrevo uma folha de capa de fax?

Um fax é a gíria encurtada para "fac -símile". É um documento transmitido por uma máquina de fax nas linhas telefônicas. Devido à natureza que compõe os dados do formato de fax, a folha de cobertura do fax deve ser textual, escrita de forma clara e sucinta, e incluir as informações importantes mais básicas sobre o fax. Você pode usar um programa de processamento de texto em um computador para criar uma folha de cobertura de fax personalizada ou aproveitar os inúmeros modelos disponíveis na Internet.

Um fax é digitalizado através da sua máquina de fax e transmitido à máquina de fax do seu correspondente. Por exemplo, você pode estar enviando um fax para uma grande empresa, onde vários funcionários provavelmente compartilham a mesma máquina de fax no escritório. A folha de cobertura de fax é extremamente importante, portanto, em detalhar quem deve receber o fax e resumir o conteúdo do fax. Isso garante que o fax seja distribuído à parte apropriada na extremidade receptora.

Qualquer pessoa pode rabiscar uma nota manuscrita em uma folha de papel e enviá -la como uma folha de capa de fax. Uma folha de cobertura de fax de aparência profissional, no entanto, usa uma máquina de escrever ou o processador de texto do computador para digitar uma folha de cobertura arrumada e organizada. As informações devem ser curtas e precisas, com poucas ou nenhuma imagem ou gráficos estranhos que atrasam o tempo de transmissão. A parte superior da carta de apresentação em "From" indica normalmente as informações do remetente, como nome, endereço, endereço de email, número de telefone e número de fax. Esses dados parecem muito parecidos com o endereço de retorno em um envelope, empilhados com o nome do remetente na primeira linha, o endereço na segunda e terceira linhas e assim por diante.

Abaixo da informação "From", há os dados que exibem as informações do destinatário do fax, geralmente listadas como "para" ou como "destinatário". Semelhante às informações "de", as informações "destinatárias" devem incluir o nome completo do destinatário, endereço, endereço de e -mail, telefone e fax nuMBERS, bem como qualquer outra informação de contato relevante. É importante incluir o nome completo do destinatário e, se possível, outras informações de identificação, como departamento de escritório ou extensão. Isso evita confusão no fim dos destinatários, se a empresa, por exemplo, três John Browns trabalhando no mesmo escritório. A inclusão do departamento do escritório e outras informações de identificação ajuda o escritório a determinar com mais precisão o destinatário e ajuda a garantir que seu fax seja recebido pela pessoa correta sem atrasos.

Finalmente, a carta de apresentação do fax deve conter um resumo muito breve dos detalhes relevantes incluídos no corpo do fax. Se o fax contiver informações sobre uma ordem eletrônica de peças de serviço para um cortador de grama, a carta de apresentação do fax deve declarar concisa que, no objetivo do fax e nas informações gerais. A maioria das folhas e modelos de cobertura de fax permite um espaço para essas informações, em "Detalhes" ou "mensagem". As informações nesta seção geralmente são lim.foi para uma ou duas frases e deve ser o mais sucinto possível.

Depois que a folha de capa de fax for digitada, imprima a folha na impressora do computador. As folhas de fax estão então correlacionadas com a folha de cobertura de fax por cima. Quando chegar a hora de enviar um fax, envie a carta de apresentação de fax primeiro e as folhas de fax detalhadas em ordem seguindo a folha de cobertura.