Como escrevo uma folha de rosto de fax?

Um fax é a gíria abreviada de "fac-símile". É um documento transmitido por uma máquina de fax através das linhas telefônicas. Devido à natureza de compactação de dados do formato de fax, a folha de rosto do fax deve ser textual, escrita clara e sucinta e incluir as informações importantes mais básicas sobre o fax. Você pode usar um programa de processamento de texto em um computador para criar uma folha de rosto de fax personalizada ou tirar proveito dos inúmeros modelos disponíveis na Internet.

Um fax é digitalizado através da sua máquina de fax e transmitido para a máquina de fax do seu correspondente. Por exemplo, você pode estar enviando um fax para uma grande empresa, na qual vários funcionários provavelmente compartilham o mesmo aparelho de fax no escritório. A folha de rosto do fax é extremamente importante, portanto, para detalhar quem deve receber o fax e resumir o conteúdo do fax. Isso garante que o fax seja distribuído para a parte apropriada no lado de recebimento.

Qualquer pessoa pode rabiscar uma nota manuscrita em uma folha de papel e enviá-la como uma folha de rosto de fax. Uma folha de rosto de fax com aparência profissional, no entanto, usa uma máquina de escrever ou o processador de texto do computador para digitar uma folha de rosto organizada e organizada. As informações devem ser curtas e precisas, com poucas ou nenhuma imagem ou gráficos estranhos que atrasem o tempo de transmissão. A parte superior da carta de apresentação em "De" geralmente indica as informações do remetente, como nome, endereço, endereço de email, número de telefone e número de fax. Esses dados são parecidos com o endereço de retorno em um envelope, empilhado com o nome do remetente na primeira linha, o endereço na segunda e terceira linhas e assim por diante.

Abaixo das informações "De" estão os dados que exibem as informações do destinatário do fax, geralmente listados como "Para" ou "Destinatário". Semelhante às informações "De", as informações de "Destinatário" devem incluir o nome completo do destinatário, endereço, endereço de e-mail, números de telefone e fax, além de qualquer outra informação de contato relevante. É importante incluir o nome completo do destinatário e, se possível, outras informações de identificação, como departamento ou extensão do escritório. Isso evita confusão no final dos destinatários se a empresa tiver, por exemplo, três John Browns trabalhando no mesmo escritório. A inclusão do departamento do escritório e outras informações de identificação ajudam o escritório a determinar com mais precisão o destinatário e a garantir que o fax seja recebido pela pessoa correta sem atrasos.

Por fim, a carta de apresentação do fax deve conter um resumo muito breve dos detalhes relevantes incluídos no corpo do fax. Se o fax contiver informações sobre uma ordem eletrônica de peças de serviço para um cortador de grama, a carta de rosto do fax deve declarar concisamente isso na finalidade do fax e nas informações gerais. A maioria das folhas de rosto e modelos de fax permite um espaço para essas informações, em "Detalhes" ou "Mensagem". As informações nesta seção geralmente são limitadas a uma ou duas frases e devem ser o mais sucintas possível.

Depois que a folha de rosto do fax for digitada, imprima a folha na impressora do computador. As folhas de fax são correlacionadas com a folha de rosto do fax na parte superior. Quando chegar a hora de enviar um fax, primeiro envie a carta de apresentação do fax e as folhas de fax detalhadas, seguindo a folha de rosto.