Hoe schrijf ik een faxhoesje?

Een fax is het verkorte slangwoord voor "facsimile". Het is een document verzonden door een faxmachine over telefoonlijnen. Vanwege de gegevenscompresserende aard van het faxformaat moet het faxbedekkingsblad tekstueel, duidelijk en bondig geschreven zijn en de meest elementaire belangrijke informatie over de fax bevatten. U kunt een tekstverwerkingsprogramma op een computer gebruiken om een ​​aangepast faxbedekblad te maken, of profiteren van de vele sjablonen die beschikbaar zijn op internet.

Een fax wordt gescand door uw faxmachine en verzonden naar de faxmachine van uw correspondent. U kunt bijvoorbeeld een fax naar een groot bedrijf sturen, waar een aantal werknemers waarschijnlijk dezelfde faxmachine op kantoor delen. Het faxbedekkingsblad is daarom uiterst belangrijk in detaillering wie de fax moet ontvangen en de inhoud van de fax samenvatten. Dit zorgt ervoor dat de fax aan de ontvangende kant aan de juiste partij wordt verdeeld.

Iedereen kan een handgeschreven notitie op een vel papier krabbelen en deze als een faxbedekking verzenden. Een professioneel uitziend faxbedeksel gebruikt echter een typemachine of de tekstverwerker van de computer om een ​​netjes en georganiseerd dekblad uit te typen. Informatie moet kort en nauwkeurig zijn met weinig of geen afbeeldingen of externe afbeeldingen die de transmissietijd vertragen. De bovenkant van de sollicitatiebrief onder "van" vermeldt meestal de informatie van de afzender, zoals de naam, het adres, het e -mailadres, het telefoonnummer en het faxnummer. Deze gegevens lijken net als het retouradres op een envelop, gestapeld met de naam van de afzender op de eerste regel, het adres op de tweede en derde regels, enzovoort.

Hieronder de "from" -informatie is de gegevens die de informatie van de faxontvanger weergeven, meestal vermeld als "tot" of als "ontvanger". Vergelijkbaar met de "from" -informatie, moet de "ontvanger" -informatie de volledige naam, adres, e -mailadres, telefoon en fax nu van de ontvanger bevattenMBers en andere relevante contactgegevens. Het is belangrijk om de volledige naam van de ontvanger op te nemen en, indien mogelijk, andere identificerende informatie, zoals kantoorafdeling of extensie. Dit voorkomt verwarring over het einde van de ontvangers als het bedrijf bijvoorbeeld drie John Browns in hetzelfde kantoor heeft. Het opnemen van de kantoorafdeling en andere identificerende informatie helpt het kantoor helpt de ontvanger nauwkeuriger te bepalen en helpt ervoor te zorgen dat uw fax zonder vertragingen door de juiste persoon wordt ontvangen.

Ten slotte moet de sollicitatiebrief van de fax een zeer korte samenvatting bevatten van relevante details die in de hoofdtekst van de fax zijn opgenomen. Als de fax informatie bevat over een elektronische volgorde van dienstonderdelen voor een grasmaaier, moet de fax sollicitatiebrief dat in het doel van de fax en de algemene informatie beknopt zijn. De meeste faxbedekking en sjablonen geven een ruimte voor deze informatie, onder "Details" of "Message." Informatie in deze sectie is meestal limHet is naar een of twee zinnen en zou zo beknopt mogelijk moeten zijn.

Zodra het faxbedeksel is getypt, drukt u het blad op de computerprinter af. De faxbladen zijn vervolgens gecorreleerd met het faxbedekkingsblad bovenop. Wanneer het tijd is om een ​​fax te verzenden, stuur dan eerst de fax sollicitatiebrief en de gedetailleerde faxbladen in volgorde na het coverblad.