Hoe schrijf ik een faxvoorblad?

Een fax is het verkorte slangwoord voor 'facsimile'. Het is een document dat door een faxapparaat via telefoonlijnen wordt verzonden. Vanwege de gegevenscompressie van het faxformaat, moet het faxvoorblad tekstueel, duidelijk en bondig zijn geschreven en de belangrijkste basisinformatie over de fax bevatten. U kunt een tekstverwerkingsprogramma op een computer gebruiken om een ​​aangepast faxvoorblad te maken of profiteren van de vele sjablonen die op internet beschikbaar zijn.

Een fax wordt gescand via uw faxapparaat en verzonden naar het faxapparaat van uw correspondent. U verzendt bijvoorbeeld een fax naar een groot bedrijf, waar een aantal werknemers waarschijnlijk hetzelfde faxapparaat op kantoor deelt. Het faxvoorblad is daarom uiterst belangrijk om te bepalen wie de fax moet ontvangen en om de inhoud van de fax samen te vatten. Dit zorgt ervoor dat de fax wordt gedistribueerd naar de juiste partij aan de ontvangende kant.

Iedereen kan een handgeschreven notitie op een vel papier krabben en als faxvoorblad verzenden. Een professioneel ogend faxvoorblad gebruikt echter een typemachine of de tekstverwerker van de computer om een ​​netjes en georganiseerd voorblad uit te typen. Informatie moet kort en nauwkeurig zijn met weinig of geen afbeeldingen of vreemde afbeeldingen die de verzendtijd vertragen. Bovenaan de begeleidende brief onder "Van" staat meestal de informatie van de afzender, zoals de naam, het adres, het e-mailadres, het telefoonnummer en het faxnummer. Deze gegevens lijken op het retouradres op een envelop, gestapeld met de naam van de afzender op de eerste regel, het adres op de tweede en derde regel, enzovoort.

Onder de informatie "Van" bevinden zich de gegevens die de informatie van de faxontvanger weergeven, meestal weergegeven als "Aan" of als "Ontvanger". Net als bij de "Van" -informatie, moet de "Ontvanger" -informatie de volledige naam, het adres, e-mailadres, telefoon- en faxnummer van de ontvanger bevatten, evenals alle andere relevante contactgegevens. Het is belangrijk om de volledige naam van de ontvanger op te nemen en, indien mogelijk, andere identificerende informatie, zoals een kantoorafdeling of extensie. Dit voorkomt verwarring bij de ontvangers als het bedrijf bijvoorbeeld drie John Browns in hetzelfde kantoor heeft. Het opnemen van de kantoorafdeling en andere identificerende informatie helpt het kantoor de ontvanger nauwkeuriger te bepalen en helpt ervoor te zorgen dat uw fax zonder vertraging door de juiste persoon wordt ontvangen.

Ten slotte moet de begeleidende brief een zeer korte samenvatting bevatten van relevante details in de hoofdtekst van de fax. Als de fax informatie bevat over een elektronische bestelling van serviceonderdelen voor een grasmaaier, moet de begeleidende brief in de fax dat duidelijk vermelden in het doel van de fax en de algemene informatie. De meeste faxvoorbladen en sjablonen bieden ruimte voor deze informatie, onder "Details" of "Bericht". Informatie in dit gedeelte is meestal beperkt tot een of twee zinnen en moet zo kort mogelijk zijn.

Zodra het faxvoorblad is getypt, drukt u het blad af op de computerprinter. De faxbladen worden vervolgens gecorreleerd met het faxvoorblad bovenaan. Wanneer het tijd is om een ​​fax te verzenden, verzendt u eerst de begeleidende brief van de fax en de gedetailleerde faxbladen in volgorde die op het voorblad volgen.