Hvad er Back Office-behandling?
Back office-behandling er handlingen ved behandling af dokumenter, så ordrer går igennem, eller dokumenterne træder i kraft. Bortset fra sjældne tilfælde er al behandling teknisk back office. Udtrykket "back office-behandling" er et generelt udtryk, der involverer behandling af næsten ethvert dokument; der er lønbehandling, fakturabehandling og databasebehandling blandt andre. Mens de fleste virksomheder vil udføre denne behandling i deres egne backkontorer, outsource nogle til andre virksomheder, der udfører back office-tjenester. Behandlingen af et dokument kan udføres manuelt, automatisk eller med en blanding af de to; mest behandling i det tidlige 21. århundrede er en blanding.
Når en formular eller fil udfyldes, enten af en forbruger eller en medarbejder, skal den behandles, så formularen kan træde i kraft. Back office-medarbejdere - arbejdere, der støtter virksomheden, men ikke ses af kunder - udfører denne behandling. Nogle gange vil en front office-medarbejder udføre behandling, såsom en bankrepræsentant, der behandler en formular foran en kunde for at afgøre, om han eller hun er berettiget til et kreditkort, men mest behandling er back office-behandling. Dette gør det muligt for front office at interagere med kunden, uden at kunden sidder og venter på, at en formular indtastes i computeren.
Dokumenterne, der håndteres i back office-behandling, varierer. Back office-ansatte kan behandle anmodninger om lønninger, fakturaer fra leverandører, kundefakturering, verifikationsdokumenter og mange andre filer og formularer. Hvis et firma har en formular eller fil, vil det normalt gå gennem denne back office-afdeling på et tidspunkt.
Hvis back office-behandling er påkrævet, kan det ske enten internt eller af et andet firma. De fleste virksomheder bruger et internt back office, fordi virksomheden direkte kan føre tilsyn med back office-medarbejderen. Dette hjælper med at sikre en lavere chance for, at følsomme dokumenter bliver stjålet eller manipuleret. Virksomheder kan også igangsætte back-office-tjenester gennem uafhængige virksomheder til at udføre de samme opgaver.
Dokumenter kan behandles manuelt, automatisk eller ved hjælp af en kombination af de to. Manuel back office-behandling involverer ikke en computer; i stedet skriver back office-medarbejderen bare oplysningerne i en bog. Automatisk behandling udføres fuldstændigt af en computer uden menneskelig interaktion. Mest behandling involverer begge metoder; den back office-medarbejder indtaster oplysninger på en computer, og computeren tilføjer dokumentet til en database og udfører andre nødvendige behandlingstrin.