Co je zpracování back office?

Zpracování v kanceláři je úkon zpracování dokumentů, takže objednávky projdou nebo dokumenty vstoupí v platnost. S výjimkou vzácných případů je veškeré zpracování technicky back office. Termín “back office processing” je obecný termín, který zahrnuje zpracování téměř všech dokumentů; mimo jiné se jedná o zpracování mezd, zpracování faktur a zpracování databáze. Zatímco většina společností bude provádět toto zpracování ve svých vlastních kancelářích, některé zadávají jiné společnosti, které poskytují služby back office. Zpracování dokumentu lze provést ručně, automaticky nebo pomocí kombinace obou; většina zpracování na počátku 21. století je mix.

Pokud je formulář nebo soubor vyplněn, buď spotřebitelem, nebo zaměstnancem, musí být zpracován, aby se formulář mohl projevit. Zaměstnanci back office - pracovníci, kteří podporují společnost, ale zákazníci ji nevidí - provádějí toto zpracování. Zaměstnanec front office někdy provede zpracování, například zástupce banky zpracovávající formulář před zákazníkem, aby určil, zda má nárok na kreditní kartu, ale většina zpracování je zpracování back office. To umožňuje front office komunikovat se zákazníkem, aniž by zákazník seděl a čekal na zadání formuláře do počítače.

Dokumenty zpracované v back office zpracování se liší. Zaměstnanci back office mohou zpracovávat mzdové požadavky, faktury od dodavatelů, fakturaci zákazníků, ověřovací dokumenty a mnoho dalších souborů a formulářů. Pokud má společnost formulář nebo soubor, obvykle v určitém okamžiku projde tímto oddělením back office.

Pokud je vyžadováno zpracování v kanceláři, může být provedeno buď interně, nebo jinou společností. Většina společností používá interní kancelář, protože společnost může přímo dohlížet na pracovníka back office. To pomáhá zajistit nižší šanci, že citlivé dokumenty budou odcizeny nebo s nimi bude manipulováno. Společnosti mohou také prostřednictvím nezávislých podniků zadávat služby back office k plnění stejných úkolů.

Dokumenty lze zpracovávat ručně, automaticky nebo jejich kombinací. Ruční zpracování v kanceláři nezahrnuje počítač; místo toho pracovník back office pouze zapíše informace do knihy. Automatické zpracování se provádí výhradně počítačem, bez lidské interakce. Většina zpracování zahrnuje obě metody; zaměstnanec back office vloží informace do počítače a počítač přidá dokument do databáze a provede všechny další požadované kroky zpracování.