Vad är Back Office-behandling?

Back office-behandling är handlingen för att behandla dokument så att order går igenom eller dokumenten träder i kraft. Förutom sällsynta fall är all behandling tekniskt back office. Termen "back office-behandling" är en allmän term som innebär att nästan alla dokument behandlas; det finns bland annat lönebehandling, fakturabehandling och databasbehandling. Medan de flesta företag kommer att utföra denna behandling i sina egna backkontor, lägger vissa utkontrakter till andra företag som utför back-office-tjänster. Bearbetning av ett dokument kan göras manuellt, automatiskt eller med en blandning av de två; mest bearbetning i början av 2000-talet är en blandning.

När ett formulär eller fil fylls ut, antingen av en konsument eller en anställd, måste det behandlas så att formuläret kan träda i kraft. Back office-anställda - arbetare som stöder företaget men inte ses av kunder - utför denna behandling. Ibland kommer en front office-anställd att utföra behandling, till exempel en bankrepresentant som behandlar ett formulär framför en kund för att avgöra om han eller hon är berättigad till ett kreditkort, men den mesta behandlingen är back office-behandling. Detta gör att kontoret kan interagera med kunden utan att kunden sitter och väntar på att ett formulär ska matas in i datorn.

Dokumenten som hanteras i back office-behandling varierar. Back office-anställda kan behandla lönebegäranden, fakturor från leverantörer, kundfakturering, verifieringsdokument och många andra filer och formulär. Om ett företag har ett formulär eller en fil, kommer det vanligtvis att passera genom denna back office-avdelning vid någon tidpunkt.

Om back office-behandling krävs kan det ske antingen internt eller av ett annat företag. De flesta företag använder ett internt back office, eftersom företaget kan direkt övervaka back office-arbetaren. Detta hjälper till att säkerställa en lägre chans att känsliga dokument blir stulna eller manipulerade. Företag kan också beställa back office-tjänster genom oberoende företag för att utföra samma uppgifter.

Dokument kan behandlas manuellt, automatiskt eller med en kombination av de två. Manuell back office-behandling innebär inte en dator; istället skriver den anställde på kontoret bara informationen i en bok. Automatisk bearbetning utförs helt av en dator utan mänsklig interaktion. Mest bearbetning involverar båda metoderna; back office-anställden kommer att mata in information i en dator, och datorn lägger till dokumentet i en databas och utför alla andra processer som krävs.