Hvad er elektronisk indkøb?
Elektronisk indkøb er processen med at købe materiale over internettet. Den faktiske definition af elektronisk indkøb er brugen af elektroniske computersystemer til at styre hele indkøbsprocessen, fra køb til betaling. Det modsatte af elektroniske indkøb er elektronisk handel. I elektronisk handel eller e-handel er virksomheden vært for et websted og en infrastruktur, der giver klienter mulighed for at købe materialer online. En elektronisk indkøbsproces er brugen af et andet virksomheds websted for elektronisk handel.
For at oprette elektroniske indkøb er der tre punkter, der skal løses: forretningsproces, integration med regnskabssystem og support. Den primære årsag til implementering af denne form for indkøb er omkostningsbesparelser for indkøbsorganisationen. Den øgede effektivitet reducerer medarbejdernes tid og den krævede indsats, der kræves for at opdatere indkøbssystemet manuelt, samt styre betalingsprocessen.
Der er to forretningsprocesser, der anvendes: centraliseret og decentraliseret. I en centraliseret model vælger brugerne deres varer fra et online shoppingværktøj eller indtaster detaljerne i deres købsanmodning ved at udfylde en online formular. Disse anmodninger rettes til centralt indkøbspersonale, der gennemgår dem, tilføjer interne konti, vælger leverandøren og derefter sender indkøbsordren. Indkøbspersonalets primære rolle er at sikre, at den passende leverandør vælges og sammenlægge lignende ordrer.
I en decentral model kan hver enkelt person eller afdeling bruge det online værktøj til at oprette indkøbsordrer for varer eller tjenester, de har brug for. Disse ordrer sendes direkte til leverandøren. Der er ingen interaktion med den interne indkøbsafdeling.
Langt de fleste virksomheder med ressourcerne til at støtte elektroniske indkøb er store nok til at have et ERP-system (Enterprise Resources Planning) eller et integreret regnskabssystem. Disse typer systemer integrerer alle de administrative funktioner i virksomheden sammen, hvilket giver større fleksibilitet og delegering af ansvar. Indkøbsmodulet er typisk integreret i regnskabssystemet, hvilket gør det muligt at behandle indkøbsordrer og fakturabetalinger gennem begge moduler.
Elektronisk indkøb kræver supportpersonale både internt og på leverandørniveau. Nogle firmaer opretter en kundeserviceafdeling dedikeret til uddannelse, dokumentation og support til det elektroniske system. Andre integrerer alle de administrative funktioner i en enkelt supportgruppe.
Elektroniske indkøb forventes at opleve en konstant vækst i løbet af de næste fem til 10 år, da virksomheder ser ud til at reducere ineffektivitet, øge brugen af teknologi og forbedre forretningsprocesser. Der er en række softwarevirksomheder, der specialiserer sig på dette område. Derudover tilføjer mange regnskabssoftwarefirmaer denne funktion til deres standardtilbud for at imødekomme kundernes efterspørgsel.