Hva er elektronisk anskaffelse?

Elektronisk anskaffelse er prosessen med å kjøpe materialer over Internett. Selve definisjonen av elektroniske anskaffelser er bruken av elektroniske datasystemer for å administrere hele anskaffelsesprosessen, fra kjøp til betaling. Det motsatte av elektronisk anskaffelse er elektronisk handel. I elektronisk handel eller e-handel er det vertskap for et nettsted og en infrastruktur som lar klienter kjøpe materiale på nettet. En elektronisk anskaffelsesprosess er bruken av et annet selskaps elektroniske handelsnettsted.

For å sette opp elektroniske anskaffelser er det tre elementer som må løses: forretningsprosess, integrasjon med regnskapssystem og support. Den viktigste grunnen til å implementere denne typen anskaffelser er kostnadsbesparelser for innkjøpsorganisasjonen. Den økte effektiviteten reduserer personalets tid og innsatsnivå som kreves for å oppdatere innkjøpssystemet manuelt, samt administrere kundefordringsprosessen.

Det er to forretningsprosesser som brukes: sentralisert og desentralisert. I en sentralisert modell velger brukere varene sine fra et online shoppingverktøy eller legger inn detaljene i innkjøpsforespørselen deres ved å fylle ut et online skjema. Disse forespørslene rettes til sentrale anskaffelser, som gjennomgår dem, legger til interne kontoer, velger leverandør og deretter sender innkjøpsordren. Innkjøpsmedarbeideres viktigste rolle er å sikre at den aktuelle leverandøren er valgt og pakke lignende ordrer sammen.

I en desentralisert modell kan hver enkelt eller avdeling bruke det elektroniske verktøyet til å lage innkjøpsordrer for varer eller tjenester de trenger. Disse ordrene sendes direkte til leverandøren. Det er ingen samhandling med den interne anskaffelsesavdelingen.

De aller fleste selskaper med ressurser til å støtte elektroniske anskaffelser er store nok til å ha et ERP-system (Enterprise Resources Planning) eller integrert regnskapssystem. Disse typer systemer inkluderer alle de administrative funksjonene i virksomheten sammen, noe som gir større fleksibilitet og delegering av ansvar. Anskaffelsesmodulen er vanligvis integrert i regnskapssystemet, slik at innkjøpsordrer og fakturabetalinger kan behandles gjennom en av modulene.

Elektronisk anskaffelse krever støttepersonell både internt og på leverandørnivå. Noen firmaer oppretter en kundetjenesteavdeling dedikert til opplæring, dokumentasjon og støtte for det elektroniske systemet. Andre integrerer alle administrative funksjoner i en enkelt støttegruppe.

Elektroniske anskaffelser forventes å oppleve jevn vekst i løpet av de neste fem til ti årene, ettersom firmaer ser ut til å redusere ineffektivitet, øke bruken av teknologi og forbedre forretningsprosessene. Det er en rekke programvareselskaper som spesialiserer seg på dette feltet. I tillegg legger mange regnskapsprogramvarefirmaer denne funksjonen til standardtilbudet for å møte kundenes behov.