Was ist elektronische Beschaffung?
Unter elektronischer Beschaffung versteht man den Einkauf von Materialien über das Internet. Die eigentliche Definition der elektronischen Beschaffung ist die Verwendung elektronischer Computersysteme zur Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses vom Kauf bis zur Zahlung. Das Gegenteil von elektronischer Beschaffung ist der elektronische Geschäftsverkehr. Im Bereich E-Commerce oder E-Commerce hostet das Unternehmen eine Website und eine Infrastruktur, über die Kunden Materialien online kaufen können. Ein elektronischer Beschaffungsprozess ist die Nutzung der E-Commerce-Website eines anderen Unternehmens.
Um die elektronische Beschaffung einzurichten, müssen drei Punkte gelöst werden: Geschäftsprozess, Integration mit dem Buchhaltungssystem und Support. Der Hauptgrund für die Implementierung dieser Art der Beschaffung sind die Kosteneinsparungen für die Einkaufsorganisation. Die gesteigerte Effizienz verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Aktualisierung des Einkaufssystems sowie für die Verwaltung des Kreditorenprozesses.
Es werden zwei Geschäftsprozesse verwendet: zentral und dezentral. In einem zentralisierten Modell wählen Benutzer ihre Waren über ein Online-Shopping-Tool aus oder geben die Details ihrer Kaufanfrage über ein Online-Formular ein. Diese Anforderungen richten sich an das zentrale Beschaffungspersonal, das sie überprüft, interne Konten hinzufügt, den Lieferanten auswählt und dann die Bestellung absendet. Die Hauptaufgabe des Beschaffungspersonals besteht darin, sicherzustellen, dass der geeignete Lieferant ausgewählt wird, und ähnliche Aufträge zusammen zu bündeln.
In einem dezentralen Modell kann jede Person oder Abteilung das Online-Tool verwenden, um Bestellungen für Waren oder Dienstleistungen zu erstellen, die sie benötigen. Diese Bestellungen werden direkt an den Lieferanten gesendet. Es gibt keine Interaktion mit der internen Beschaffungsabteilung.
Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen mit Ressourcen zur Unterstützung der elektronischen Beschaffung ist groß genug, um über ein ERP-System (Enterprise Resources Planning) oder ein integriertes Buchhaltungssystem zu verfügen. Diese Systemtypen fassen alle Verwaltungsfunktionen des Unternehmens zusammen und ermöglichen so eine größere Flexibilität und Delegation von Verantwortlichkeiten. Das Beschaffungsmodul ist normalerweise in das Buchhaltungssystem integriert, sodass Bestellungen und Rechnungszahlungen über beide Module verarbeitet werden können.
Die elektronische Beschaffung erfordert sowohl intern als auch auf Lieferantenebene Supportmitarbeiter. Einige Firmen richten eine Kundendienstabteilung ein, die sich mit Schulung, Dokumentation und Support für das elektronische System befasst. Andere integrieren alle administrativen Funktionen in einer einzigen Support-Gruppe.
Es wird erwartet, dass die elektronische Beschaffung in den nächsten fünf bis zehn Jahren ein stetiges Wachstum verzeichnen wird, da die Unternehmen Ineffizienzen reduzieren, den Einsatz von Technologie steigern und Geschäftsprozesse verbessern wollen. Es gibt eine Reihe von Softwareunternehmen, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben. Darüber hinaus erweitern viele Buchhaltungssoftwarefirmen ihr Standardangebot um diese Funktion, um die Kundennachfrage zu befriedigen.