Co je elektronické nákupy?
Elektronické zadávání zakázek je proces nákupu materiálů přes internet. Skutečnou definicí elektronického zadávání zakázek je použití elektronických počítačových systémů k řízení celého procesu zadávání zakázek, od nákupu po platbu. Opakem elektronického nakupování je elektronické obchodování. V elektronickém nebo elektronickém obchodování společnost hostí web a infrastrukturu, která klientům umožňuje nakupovat materiály online. Proces elektronického zadávání zakázek je použití webové stránky elektronického obchodu jiné společnosti.
Za účelem zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek je třeba vyřešit tři položky: obchodní proces, integraci s účetním systémem a podporu. Primárním důvodem pro realizaci tohoto druhu zakázek je úspora nákladů na nákupní organizaci. Zvýšená efektivita snižuje čas zaměstnanců a úroveň úsilí potřebného k ruční aktualizaci nákupního systému a také k řízení procesu placení účtů.
Používají se dva obchodní procesy: centralizovaný a decentralizovaný. V centralizovaném modelu si uživatelé vyberou své komodity z online nákupního nástroje nebo vyplněním online formuláře zadají podrobnosti o své žádosti o nákup. Tyto požadavky jsou směrovány na pracovníky centrálního nákupu, kteří je zkontrolují, přidají interní účty, vyberou dodavatele a odešlou objednávku. Primární úlohou pracovníků provádějících zakázku je zajistit, aby byl vybrán vhodný prodejce a seskupovat podobné objednávky dohromady.
V decentralizovaném modelu může každý jednotlivec nebo oddělení použít online nástroj k vytvoření objednávek na zboží nebo služby, které požadují. Tyto objednávky jsou zasílány přímo dodavateli. Neexistuje žádná interakce s interním oddělením nákupu.
Drtivá většina společností s prostředky na podporu elektronického zadávání veřejných zakázek je dostatečně velká, aby měla systém plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo integrovaný účetní systém. Tyto typy systémů zahrnují všechny správní funkce podniku společně, což umožňuje větší flexibilitu a delegování odpovědnosti. Modul zadávání zakázek je obvykle integrován do účetního systému, což umožňuje zpracování objednávek a plateb faktur prostřednictvím obou modulů.
Elektronické zadávání zakázek vyžaduje podpůrné zaměstnance interně i na úrovni dodavatelů. Některé firmy vytvářejí oddělení klientských služeb zaměřené na školení, dokumentaci a podporu elektronického systému. Jiní integrují všechny administrativní funkce do jediné skupiny podpory.
Předpokládá se, že elektronické zadávání veřejných zakázek bude v příštích pěti až 10 letech stabilně růst, protože firmy usilují o snížení neefektivnosti, zvýšení využívání technologií a zlepšení obchodních procesů. Existuje celá řada softwarových společností, které se specializují na tuto oblast. Mnoho účetních softwarových firem navíc tuto funkci přidává ke své standardní nabídce, aby uspokojilo poptávku klientů.