Wat is elektronische aanbesteding?
Elektronische inkoop is de aankoop van materialen via internet. De feitelijke definitie van elektronische aanbesteding is het gebruik van elektronische computersystemen om het volledige inkoopproces van aankoop tot betaling te beheren. Het tegenovergestelde van elektronische inkoop is elektronische handel. Op het gebied van e-commerce of e-commerce host het bedrijf een website en een infrastructuur waarmee klanten online materialen kunnen kopen. Een elektronisch inkoopproces is het gebruik van de e-commerce website van een ander bedrijf.
Om elektronische inkoop in te stellen, moeten drie punten worden opgelost: bedrijfsproces, integratie met het boekhoudsysteem en ondersteuning. De belangrijkste reden voor het implementeren van dit type inkoop is de kostenbesparing voor de inkooporganisatie. De verhoogde efficiëntie vermindert de tijd en moeite die nodig is om het inkoopsysteem handmatig bij te werken en het crediteurenproces te beheren.
Er worden twee bedrijfsprocessen gebruikt: centraal en decentraal. In een gecentraliseerd model selecteren gebruikers hun goederen met behulp van een online shoppingtool of voeren ze de details van hun aanvraag in met behulp van een online formulier. Deze vereisten zijn gericht op het centrale inkooppersoneel, dat ze controleert, interne rekeningen toevoegt, de leverancier selecteert en vervolgens de bestelling verzendt. De hoofdtaak van het inkooppersoneel is ervoor te zorgen dat de juiste leverancier wordt geselecteerd en vergelijkbare bestellingen bundelen.
In een gedecentraliseerd model kan elke persoon of afdeling de online tool gebruiken om bestellingen te maken voor de goederen of diensten die ze nodig hebben. Deze bestellingen worden rechtstreeks naar de leverancier verzonden. Er is geen interactie met de interne inkoopafdeling.
De overgrote meerderheid van bedrijven met middelen om elektronische inkoop te ondersteunen, is groot genoeg om een ERP-systeem (Enterprise Resources Planning) of een geïntegreerd boekhoudsysteem te hebben. Dit soort systemen combineert alle administratieve functies van het bedrijf, waardoor een grotere flexibiliteit en delegatie van verantwoordelijkheden mogelijk is. De inkoopmodule is meestal geïntegreerd in het boekhoudsysteem, zodat bestellingen en factuurbetalingen via beide modules kunnen worden verwerkt.
Elektronische inkoop vereist ondersteunend personeel zowel intern als op leveranciersniveau. Sommige bedrijven richten een klantenservice op die training, documentatie en ondersteuning biedt voor het elektronische systeem. Anderen integreren alle administratieve functies in een enkele steungroep.
Verwacht wordt dat elektronische inkoop de komende vijf tot tien jaar gestaag zal groeien, omdat bedrijven trachten inefficiënties te verminderen, het technologiegebruik te verhogen en bedrijfsprocessen te verbeteren. Er zijn een aantal softwarebedrijven die zich op dit gebied specialiseren. Bovendien voegen veel boekhoudsoftwarebedrijven deze functie toe aan hun standaardaanbod om aan de vraag van de klant te voldoen.