Co to są zamówienia elektroniczne?
Zamówienia elektroniczne to proces zakupu materiałów przez Internet. Rzeczywista definicja elektronicznych zamówień to wykorzystanie elektronicznych systemów komputerowych do zarządzania całym procesem zamówień, od zakupu do płatności. Przeciwieństwem zamówień elektronicznych jest handel elektroniczny. W handlu elektronicznym lub e-commerce firma udostępnia witrynę internetową i infrastrukturę, aby umożliwić klientom zakup materiałów online. Elektroniczny proces zamówień to korzystanie z witryny internetowej handlu elektronicznego innej firmy.
Aby skonfigurować elektroniczne zamówienia publiczne, należy rozwiązać trzy kwestie: proces biznesowy, integrację z systemem księgowym i wsparcie. Głównym powodem wdrożenia tego rodzaju zamówień są oszczędności dla organizacji dokonującej zakupów. Zwiększona wydajność skraca czas personelu i poziom wysiłku wymaganego do ręcznej aktualizacji systemu zakupów, a także zarządzania procesem zobowiązań.
Stosowane są dwa procesy biznesowe: scentralizowane i zdecentralizowane. W modelu scentralizowanym użytkownicy wybierają towary w narzędziu do zakupów online lub wprowadzają szczegóły swojego żądania zakupu, wypełniając formularz online. Żądania te są kierowane do centralnego personelu zaopatrzenia, który je przegląda, dodaje konta wewnętrzne, wybiera dostawcę, a następnie przesyła zamówienie zakupu. Podstawową rolą personelu zaopatrzenia jest zapewnienie wyboru odpowiedniego dostawcy i łączenie podobnych zamówień razem.
W modelu zdecentralizowanym każda osoba lub dział może korzystać z narzędzia online do tworzenia zamówień zakupu wymaganych towarów lub usług. Zamówienia te są wysyłane bezpośrednio do dostawcy. Nie ma interakcji z wewnętrznym działem zakupów.
Zdecydowana większość firm posiadających zasoby do obsługi zamówień elektronicznych jest wystarczająco duża, aby posiadać system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub zintegrowany system rachunkowości. Tego rodzaju systemy obejmują wszystkie funkcje administracyjne firmy, co pozwala na większą elastyczność i delegowanie odpowiedzialności. Moduł zaopatrzenia jest zazwyczaj zintegrowany z systemem księgowym, umożliwiając przetwarzanie zamówień zakupu i płatności faktur za pośrednictwem dowolnego modułu.
Zamówienia elektroniczne wymagają personelu pomocniczego zarówno wewnętrznie, jak i na poziomie dostawcy. Niektóre firmy tworzą dział obsługi klienta zajmujący się szkoleniami, dokumentacją i wsparciem dla systemu elektronicznego. Inne integrują wszystkie funkcje administracyjne w jedną grupę wsparcia.
Przewiduje się, że zamówienia elektroniczne będą stale rosły w ciągu najbliższych pięciu do 10 lat, ponieważ firmy starają się zmniejszyć nieefektywność, zwiększyć wykorzystanie technologii i usprawnić procesy biznesowe. Istnieje wiele firm specjalizujących się w tej dziedzinie. Ponadto wiele firm zajmujących się oprogramowaniem księgowym dodaje tę funkcję do swojej standardowej oferty, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów.