Vad är elektronisk upphandling?
Elektronisk upphandling är processen för att köpa material via Internet. Den faktiska definitionen av elektronisk upphandling är användningen av elektroniska datorsystem för att hantera hela upphandlingsprocessen, från köp till betalning. Det motsatta av elektronisk upphandling är elektronisk handel. Inom elektronisk handel eller e-handel är företaget värd för en webbplats och en infrastruktur för att tillåta kunder att köpa material online. En elektronisk upphandlingsprocess är användningen av ett annat företags elektroniska handelswebbplats.
För att kunna skapa elektronisk upphandling är det tre saker som måste lösas: affärsprocess, integration med redovisningssystem och support. Det främsta skälet för att genomföra denna typ av upphandling är kostnadsbesparingar för inköpsorganisationen. Den ökade effektiviteten reducerar personalens tid och den ansträngning som krävs för att uppdatera inköpssystemet manuellt, samt hantera betalningsförfarandeprocessen.
Det finns två affärsprocesser: centraliserade och decentraliserade. I en centraliserad modell väljer användare sina varor från ett online shoppingverktyg eller anger detaljerna i deras inköpsbegäran genom att fylla i ett onlineformulär. Dessa förfrågningar riktas till den centrala upphandlingspersonalen, som granskar dem, lägger till interna konton, väljer leverantören och skickar sedan inköpsorder. Upphandlingspersonalens primära uppgift är att se till att lämplig leverantör väljs och binda liknande beställningar tillsammans.
I en decentraliserad modell kan varje individ eller avdelning använda onlineverktyget för att skapa inköpsorder för varor eller tjänster de behöver. Dessa beställningar skickas direkt till leverantören. Det finns ingen interaktion med den interna upphandlingsavdelningen.
De allra flesta företag med resurser för att stödja elektronisk upphandling är tillräckligt stora för att ha ett ERP-system eller ett integrerat redovisningssystem. Dessa typer av system innehåller alla de administrativa funktionerna i verksamheten tillsammans, vilket möjliggör större flexibilitet och delegering av ansvar. Upphandlingsmodulen är vanligtvis integrerad i bokföringssystemet, vilket gör att inköpsorder och fakturabetalningar kan behandlas genom endera modulen.
Elektronisk upphandling kräver supportpersonal både internt och på leverantörsnivå. Vissa företag skapar en kundtjänstavdelning som är dedikerad till utbildning, dokumentation och support för det elektroniska systemet. Andra integrerar alla administrativa funktioner i en enda supportgrupp.
Elektronisk upphandling förväntas uppleva en stabil tillväxt under de kommande fem till tio åren, eftersom företag ser ut för att minska ineffektiviteten, öka användningen av teknik och förbättra affärsprocesser. Det finns en rad mjukvaruföretag som specialiserar sig på detta område. Dessutom lägger många bokföringsprogramvara till denna funktion i sitt standarderbjudande för att möta kundernas efterfrågan.