Hvordan bliver jeg en filkontor?

For at blive en filkontor skal du typisk få et job, der arbejder på et kontor, så du kan trænes i brugen og styringen af ​​dets arkiveringssystem. Som hovedregel lærer File Clerks deres arbejde gennem deres ansættelse, skønt ændringer i teknologi kan kræve, at du lærer forskellige typer computersoftware såvel som forskellige metoder til lagring og hentning af relevant information. Du kan også drage fordel af at tage kurser inden for kontorteknologi såvel som kurser, der kan forbedre din forståelse af den branche, hvor du arbejder. I nogle tilfælde forventes du at opretholde høje standarder for fortrolighed og håndhæve sikkerhedsprotokoller.

I betragtning af spredning af computersystemer på mange kontorer kan muligheden for at arbejde med hard-kopi-filer være faldende i mange områder. Mens nogle virksomheder og kontorer muligvis opretholder nogle papirkopier, overfører mange deres papirregistre til digitale medier. Hvis du ønsker at blive en filkontor på et sådant kontor, YOU har typisk brug for at demonstrere evnen til at scanne dokumenter og styre dem, så de let kan placeres. Du har muligvis også brug for erfaring med træning i styring af databaser.

Mange gymnasier, handelsskoler og samfundsskoler tilbyder uddannelse i kontoradministration. Selvom du muligvis ikke har brug for at gennemføre en grad eller certifikat fra et af disse programmer for at blive en filkontor, kan nogle arbejdsgivere muligvis se positivt ud på, at du har formel uddannelse i disse områder. Ud over at uddanne i forskellige gejstlige opgaver, kan det være yderst nyttigt at være bekendt med ordforrådet for den branche, hvor din arbejdsgiver opererer, er yderst nyttigt i udviklingen af ​​et sammenhængende arkiverings- og informationsopbevaringssystem. Du bliver muligvis ikke bedt om faktisk at designe et sådant system, men at have et godt kendskab til de oplysninger, du gemmer, kan hjælpe digater dato.

I mange tilfælde har filer følsomme oplysninger. Hvis du for eksempel arbejder som medicinsk filekontor, kan de filer, du administrerer, indeholde følsomme medicinske oplysninger. Tilsvarende kan filer i advokatkontoret indeholde ekstremt følsomt materiale om klienters personlige, juridiske og økonomiske liv. Af denne grund kan mange arbejdsgivere insistere på, at du passerer en baggrundskontrol, før du bliver en filkontor på deres kontor. Derudover kan du være forpligtet til at gennemgå uddannelse i fortrolighedsspørgsmål såvel som i korrekt håndtering og bortskaffelse af filer for at beskytte de oplysninger, de indeholder.