Jak zostać pracownikiem ds. Plików?
Aby zostać pracownikiem ds. Plików, zazwyczaj musisz znaleźć pracę w biurze, abyś mógł zostać przeszkolony w zakresie obsługi i zarządzania systemem archiwizacji. Zasadniczo urzędnicy zajmujący się plikami uczą się pracy dzięki zatrudnieniu, choć zmiany technologiczne mogą wymagać nauki różnych rodzajów oprogramowania komputerowego, a także różnych metod przechowywania i wyszukiwania odpowiednich informacji. Możesz także skorzystać z kursów technologii biurowej, a także kursów, które mogą poprawić twoje zrozumienie branży, w której pracujesz. W niektórych przypadkach będzie wymagane zachowanie wysokich standardów poufności i egzekwowanie protokołów bezpieczeństwa.
Biorąc pod uwagę rozprzestrzenianie się systemów komputerowych w wielu biurach, możliwość pracy z drukowanymi plikami może się zmniejszać w wielu obszarach. Podczas gdy niektóre firmy i biura mogą przechowywać niektóre zapisy papierowe, wiele przenosi swoje zapisy papierowe na nośniki cyfrowe. Jeśli chcesz zostać księgowym w takim biurze, zazwyczaj musisz wykazać zdolność skanowania dokumentów i zarządzania nimi, aby można je było łatwo zlokalizować. Możesz także potrzebować doświadczenia w szkoleniu w zakresie zarządzania bazami danych.
Wiele szkół średnich, szkół zawodowych i wspólnotowych oferuje szkolenia z zakresu administracji biurowej. Chociaż może nie być konieczne ukończenie stopnia lub świadectwa z jednego z tych programów, aby zostać urzędnikiem, niektórzy pracodawcy mogą pozytywnie patrzeć na posiadanie formalnego wykształcenia w tych obszarach. Oprócz szkolenia w zakresie różnych obowiązków urzędniczych, znajomość słownictwa branży, w której działa twój pracodawca, może być niezwykle pomocna w opracowaniu spójnego systemu archiwizacji i przechowywania informacji. Możesz nie zostać poproszony o zaprojektowanie takiego systemu, ale dobra znajomość przechowywanych informacji może pomóc w bardziej efektywnym oznakowaniu i odzyskaniu informacji w późniejszym terminie.
W wielu przypadkach pliki zawierają poufne informacje. Na przykład, jeśli pracujesz jako pracownik działu dokumentacji medycznej, pliki, którymi zarządzasz, mogą zawierać poufne informacje medyczne. Podobnie akta w kancelarii prawnej mogą zawierać wyjątkowo wrażliwe materiały dotyczące życia osobistego, prawnego i finansowego klientów. Z tego powodu wielu pracodawców może nalegać, abyś przeszedł sprawdzenie przeszłości, zanim zostaniesz urzędnikiem w swoim biurze. Ponadto może być konieczne odbycie szkolenia w zakresie poufności, a także prawidłowej obsługi i usuwania plików w celu ochrony zawartych w nich informacji.