Jak zostać urzędnikiem plików?
Aby zostać urzędnikiem plików, zwykle musisz znaleźć pracę w biurze, abyś mógł zostać przeszkolony w zakresie używania i zarządzania jego systemem zgłoszeń. Zasadniczo urzędnicy plików uczą się swojej pracy poprzez zatrudnienie, chociaż zmiany w technologii mogą wymagać nauki różnych rodzajów oprogramowania komputerowego, a także różnych metod przechowywania i odzyskiwania odpowiednich informacji. Możesz również skorzystać z biorących udziałów w zakresie technologii biurowych, a także kursów, które mogą poprawić twoje zrozumienie branży, w której pracujesz. W niektórych przypadkach będziesz oczekiwać, że będziesz zachować wysokie standardy poufności i egzekwować protokoły bezpieczeństwa.
Biorąc pod uwagę rozprzestrzenianie się systemów komputerowych w wielu biurach, możliwość pracy z plikami twardymi może spadać w wielu obszarach. Podczas gdy niektóre firmy i biura mogą prowadzić niektóre rekordy kopiowania, wiele z nich przenosi swoje dokumenty papierowe do mediów cyfrowych. Jeśli chcesz zostać urzędnikiem w takim biurze, yZazwyczaj będzie musiał wykazać zdolność skanowania dokumentów i zarządzania nimi, aby można je było łatwo zlokalizować. Możesz także potrzebować doświadczenia w szkoleniu w zarządzaniu bazami danych.
Wiele szkół średnich, szkołów handlowych i uczelni społecznych oferuje szkolenie w zakresie administracji biur. Chociaż nie musisz ukończyć dyplomu lub certyfikatu z jednego z tych programów, aby stać się urzędnikiem plików, niektórzy pracodawcy mogą korzystnie patrzeć na formalne wykształcenie w tych obszarach. Oprócz szkolenia w różnych obowiązkach biurowych, zaznajomienie się ze słownictwem branży, w której pracodawca działa, może być niezwykle pomocne w opracowywaniu spójnego systemu zgłoszenia i przechowywania informacji. Możesz nie zostać poproszony o zaprojektowanie takiego systemu, ale posiadanie dobrej wiedzy na temat przechowywania informacji może pomóc w skuteczniejszym oznaczeniu i odzyskaniu informacji w A LAter Data.
W wielu przypadkach pliki zawierają poufne informacje. Jeśli na przykład pracujesz jako urzędnik plików medycznych, zarządzane pliki mogą zawierać poufne informacje medyczne. Podobnie pliki w kancelarii prawnej mogą zawierać niezwykle wrażliwe materiały na temat życia osobistego, prawnego i finansowego klientów. Z tego powodu wielu pracodawców może nalegać, abyś zdał sprawdzanie przeszłości, zanim zostaniesz urzędnikiem w ich biurze. Ponadto możesz być zobowiązany do przeszkolenia problemów związanych z poufnością, a także właściwego obsługi i usuwania plików w celu ochrony zawartych informacji.