Comment puis-je devenir un greffier de fichiers?
Pour devenir commis aux dossiers, vous devez généralement trouver un emploi dans un bureau afin de pouvoir être formé à l'utilisation et à la gestion de son système de classement. En règle générale, les archivistes apprennent leur travail par le biais de leur emploi, même si l'évolution de la technologie peut vous obliger à apprendre différents types de logiciels ainsi que diverses méthodes de stockage et de récupération d'informations pertinentes. Vous pouvez également bénéficier de cours en bureautique ainsi que de cours susceptibles d’améliorer votre compréhension du secteur dans lequel vous travaillez. Dans certains cas, vous devrez respecter des normes de confidentialité élevées et appliquer les protocoles de sécurité.
Compte tenu de la prolifération des systèmes informatiques dans de nombreux bureaux, la possibilité de travailler avec des fichiers papier peut être en déclin dans de nombreux domaines. Certaines entreprises et certains bureaux peuvent conserver des enregistrements sur papier, mais nombre d’entre eux transfèrent leurs enregistrements sur support numérique. Si vous souhaitez devenir commis aux dossiers dans un tel bureau, vous devrez généralement démontrer votre capacité à numériser des documents et à les gérer de manière à pouvoir les retrouver facilement. Vous aurez peut-être également besoin d’expérience dans la formation à la gestion de bases de données.
De nombreuses écoles secondaires, écoles de métiers et collèges communautaires offrent une formation en administration de bureau. Bien que vous n'ayez peut-être pas besoin d'obtenir un diplôme ou un certificat de l'un de ces programmes pour devenir commis aux dossiers, certains employeurs peuvent juger favorablement votre éducation formelle dans ces domaines. En plus de la formation à diverses tâches de bureau, il peut être extrêmement utile de connaître le vocabulaire du secteur dans lequel votre employeur exerce ses activités pour mettre au point un système cohérent de classement et de stockage de l'information. On ne vous demandera peut-être pas de concevoir réellement un tel système, mais une bonne connaissance des informations que vous stockez peut vous aider à étiqueter et récupérer plus efficacement les informations ultérieurement.
Dans de nombreux cas, les fichiers contiennent des informations sensibles. Si vous travaillez par exemple en tant que greffier de dossiers médicaux, les fichiers que vous gérez peuvent contenir des informations médicales sensibles. De même, les dossiers du cabinet d'avocats peuvent contenir des informations extrêmement sensibles sur la vie personnelle, juridique et financière des clients. Pour cette raison, de nombreux employeurs peuvent exiger que vous passiez une vérification de vos antécédents avant de devenir commis aux dossiers à leur bureau. En outre, vous devrez peut-être suivre une formation sur les questions de confidentialité, ainsi que sur le traitement et la destruction appropriés des fichiers afin de protéger les informations qu’ils contiennent.