Hvordan blir jeg filkontor?

For å bli filkontor, vil du vanligvis få en jobb med å jobbe på et kontor, slik at du kan bli opplært i bruk og styring av arkiveringssystemet. Som en generell regel lærer filtider arbeidet sitt gjennom sysselsettingen, selv om endringer i teknologi kan kreve at du lærer forskjellige typer dataprogramvare samt forskjellige metoder for lagring og henting av relevant informasjon. Du kan også dra nytte av å ta kurs innen kontorteknologi samt kurs som kan forbedre din forståelse av bransjen du jobber i. I noen tilfeller vil du forventes å opprettholde høye standarder for konfidensialitet og å håndheve sikkerhetsprotokoller.

Gitt spredning av datasystemer på mange kontorer, kan muligheten til å jobbe med hard-kopi-filer synke på mange områder. Mens noen selskaper og kontorer kan opprettholde noen papirkopier, overfører mange papirjournaler til digitale medier. Hvis du ønsker å bli filkontor på et slikt kontor, yOU vil vanligvis trenge å demonstrere evnen til å skanne dokumenter og administrere dem slik at de lett kan være lokalisert. Du kan også trenge erfaring med trening i styringen av databaser.

Mange videregående skoler, handelsskoler og høgskoler i samfunnet tilbyr opplæring i kontoradministrasjon. Selv om du kanskje ikke trenger å fullføre en grad eller sertifikat fra et av disse programmene for å bli filkontor, kan noen arbeidsgivere se gunstig på at du har formell utdanning på disse områdene. I tillegg til opplæring i forskjellige geistlige plikter, kan det være veldig nyttig å være kjent med vokabularet i bransjen der arbeidsgiveren din opererer i utviklingen av et sammenhengende arkiverings- og informasjonslagringssystem. Du blir kanskje ikke bedt om å faktisk designe et slikt system, men å ha god kunnskap om informasjonen du lagrer kan hjelpe deg mer effektivt å merke og hente informasjonen på en lAter -dato.

I mange tilfeller har filer sensitiv informasjon. Hvis du for eksempel jobber som medisinsk filkontor, kan filene du administrerer inneholde sensitiv medisinsk informasjon. Tilsvarende kan filer i advokatkontoret inneholde ekstremt følsomt materiale om kundenes personlige, juridiske og økonomiske liv. Av denne grunn kan mange arbeidsgivere insistere på at du passerer en bakgrunnssjekk før du blir filkontor på kontoret deres. I tillegg kan du bli pålagt å gjennomgå opplæring i konfidensialitetsspørsmål, så vel som i riktig håndtering og avhending av filer for å beskytte informasjonen de inneholder.