¿Cómo me convierto en un empleado de archivos?
Para convertirse en un empleado de archivo, normalmente necesitará conseguir un trabajo en una oficina para que pueda recibir capacitación en el uso y la administración de su sistema de archivo. Como regla general, los archiveros aprenden su trabajo a través de su empleo, aunque los cambios en la tecnología pueden requerir que aprenda diferentes tipos de software de computadora, así como varios métodos para almacenar y recuperar información pertinente. También puede beneficiarse de tomar cursos en tecnología de oficina, así como cursos que pueden mejorar su comprensión de la industria en la que trabaja. En algunos casos, se espera que mantenga altos estándares de confidencialidad y que aplique los protocolos de seguridad.
Dada la proliferación de sistemas informáticos en muchas oficinas, la oportunidad de trabajar con archivos impresos puede estar disminuyendo en muchas áreas. Si bien algunas empresas y oficinas pueden mantener algunos registros impresos, muchos están transfiriendo sus registros en papel a los medios digitales. Si desea convertirse en un empleado de archivo en dicha oficina, normalmente tendrá que demostrar la capacidad de escanear documentos y administrarlos para que puedan ubicarse fácilmente. También puede necesitar experiencia en capacitación en el manejo de bases de datos.
Muchas escuelas secundarias, escuelas de comercio y colegios comunitarios ofrecen capacitación en administración de oficinas. Si bien es posible que no necesite completar un título o certificado de uno de estos programas para convertirse en un archivero, algunos empleadores pueden considerar favorablemente que usted tenga educación formal en estas áreas. Además de la capacitación en diversas tareas de oficina, estar familiarizado con el vocabulario de la industria en la que opera su empleador puede ser extremadamente útil en el desarrollo de un sistema coherente de archivo y almacenamiento de información. Es posible que no se le solicite que realmente diseñe un sistema de este tipo, pero tener un buen conocimiento de la información que almacena puede ayudarlo a etiquetar y recuperar la información de manera más efectiva en una fecha posterior.
En muchos casos, los archivos contienen información confidencial. Si trabaja como secretario de archivos médicos, por ejemplo, los archivos que administra pueden contener información médica confidencial. Del mismo modo, los archivos en la oficina legal pueden contener material extremadamente sensible sobre la vida personal, legal y financiera de los clientes. Por esta razón, muchos empleadores pueden insistir en que pase una verificación de antecedentes antes de convertirse en un archivero en su oficina. Además, es posible que deba recibir capacitación en temas de confidencialidad, así como en el manejo y eliminación adecuados de archivos para proteger la información que contienen.