¿Cómo me convierto en un empleado de archivos?
Para convertirse en un empleado de archivos, generalmente necesitará conseguir un trabajo en una oficina para que pueda recibir capacitación en el uso y la gestión de su sistema de presentación. Como regla general, los empleados de archivos aprenden su trabajo a través de su empleo, aunque los cambios en la tecnología pueden requerir que aprenda diferentes tipos de software de computadora, así como varios métodos para almacenar y recuperar información pertinente. También puede beneficiarse de tomar cursos en tecnología de oficinas, así como cursos que pueden mejorar su comprensión de la industria en la que trabaja. En algunos casos, se espera que mantenga altos estándares de confidencialidad y que haga cumplir los protocolos de seguridad.
Dada la proliferación de sistemas informáticos en muchas oficinas, la oportunidad de trabajar con archivos de copia impresa puede estar disminuyendo en muchas áreas. Si bien algunas compañías y oficinas pueden mantener algunos registros de copias impresas, muchas están transfiriendo sus registros en papel a los medios digitales. Si desea convertirse en un empleado de archivos en una oficina de este tipo, yOU normalmente necesitará demostrar la capacidad de escanear documentos y administrarlos de manera que puedan ubicarse fácilmente. También puede necesitar experiencia en capacitación en la gestión de bases de datos.
Muchas escuelas secundarias, escuelas comerciales y colegios comunitarios ofrecen capacitación en administración de oficinas. Si bien es posible que no necesite completar un título o certificado de uno de estos programas para convertirse en un empleado de archivos, algunos empleadores pueden considerar favorablemente su educación formal en estas áreas. Además de la capacitación en varias tareas administrativas, estar familiarizado con el vocabulario de la industria en la que opera su empleador puede ser extremadamente útil en el desarrollo de un sistema de almacenamiento de información y presentación cohesiva. No es posible que se le solicite que diseñe realmente dicho sistema, pero tener un buen conocimiento de la información que almacena puede ayudarlo a etiquetar de manera más efectiva y recuperar la información en una LFecha de ATER.
En muchos casos, los archivos contienen información confidencial. Si trabaja como empleado de archivos médicos, por ejemplo, los archivos que administra pueden contener información médica confidencial. Del mismo modo, los archivos en la oficina legal pueden contener material extremadamente sensible sobre la vida personal, legal y financiera de los clientes. Por esta razón, muchos empleadores pueden insistir en que pase una verificación de antecedentes antes de convertirse en un empleado de archivos en su oficina. Además, es posible que deba someterse a capacitación en problemas de confidencialidad, así como en el manejo y eliminación adecuados de los archivos para proteger la información que contienen.