ファイル担当者になるにはどうすればよいですか？

ファイルクラークになるには、通常、オフィスで仕事をする必要があります。そのため、ファイリングシステムの使用と管理のトレーニングを受けることができます。 原則として、ファイル担当者は雇用を通じて仕事を学びますが、テクノロジーの変化により、関連する情報を保存および取得するさまざまな方法だけでなく、さまざまな種類のコンピューターソフトウェアを学ぶ必要が生じる場合があります。 また、オフィステクノロジーのコースを受講するだけでなく、仕事をしている業界についての理解を深めることができるコースを受講することもできます。 場合によっては、高度な機密性を維持し、セキュリティプロトコルを実施することが期待されます。

多くのオフィスでコンピューターシステムが急増していることを考えると、ハードコピーファイルを扱う機会は多くの分野で減少している可能性があります。 企業やオフィスによってはハードコピーの記録を保持している場合もありますが、多くは紙の記録をデジタルメディアに転送しています。 このようなオフィスでファイルクラークになりたい場合は、通常、ドキュメントをスキャンし、簡単に見つけられるように管理する機能を実証する必要があります。 また、データベース管理のトレーニングの経験が必要な場合があります。

多くの高校、専門学校、コミュニティカレッジがオフィス管理のトレーニングを提供しています。 これらのプログラムのいずれかで学位や証明書を取得してファイルクラークになる必要はないかもしれませんが、雇用主によっては、これらの分野で正式な教育を受けていることを好むかもしれません。 さまざまな事務職でのトレーニングに加えて、雇用主が事業を行う業界の語彙に精通していると、まとまりのあるファイリングおよび情報ストレージシステムの開発に非常に役立ちます。 このようなシステムを実際に設計するように求められることはありませんが、保存する情報について十分な知識を持っていると、後から情報をより効果的にラベル付けして取得するのに役立ちます。

多くの場合、ファイルには機密情報が含まれています。 たとえば、医療ファイル担当者として働いている場合、管理するファイルには医療の機密情報が含まれている場合があります。 同様に、法律事務所のファイルには、クライアントの個人的、法的、金銭的生活に関する非常にデリケートな資料が含まれている場合があります。 このため、多くの雇用主は、あなたがオフィスのファイル係になる前に、あなたが経歴チェックに合格することを主張するかもしれません。 さらに、機密性の問題、およびファイルに含まれる情報を保護するためのファイルの適切な処理と廃棄のトレーニングを受ける必要がある場合があります。