Hvad gør en faktureringsvejleder?
En faktureringsvejleder præsenterer et team af kontakter, der er ansvarlige for at sende fakturaer til klienter og for at indsamle betalinger. Vejlederen skal tildele opgaver på faktureringskontoret og føre tilsyn med kontorets daglige aktiviteter. I nogle tilfælde kan vejlederen have myndighed til at rekruttere og afslutte embedsmænd, mens vejlederne næsten altid er ansvarlige for at give uddannelse og rådgivning på stedet.
Forsikringsselskaber, hospitaler, satellit-tv-selskaber og andre tjenesteudbydere beskæftiger normalt interne fakturateams, og disse teams administreres af en faktureringsvejleder. Nogle arbejdsgivere kræver, at vejlederne har opnået college grader inden for forretningsadministration, regnskab, ledelse eller et lignende felt. Andre firmaer ansætter simpelthen erfarne og dygtige faktureringskontorer til vejlederroller. Større forsikringsselskaber kan ansætte flere fakturatilsynsførere til at præsentere hold af kontorister, der håndterer betalinger for forskellige typer politikker.
På daglig basis skal faktureringsvejlederen normalt give kontorister lister over klienter, der skal faktureres for nylige tjenester. I mange tilfælde skal vejlederen gennemføre daglige, ugentlige eller månedlige rapporter for at holde styr på antallet af klienter, der er faktureret, og antallet af betalte regninger. Vejlederen kan hjælpe kontorister med at finde klienter, der ikke let kan nås. Derudover har faktureringsvejlederen normalt noget kendskab til lokale inkassopraksis og love og kan derfor rådgive kontorister om den bedste lovlige måde at inddrive en forfalden gæld på.
Kunder bestrider undertiden fakturaer, enten fordi de anførte tjenester ikke blev leveret, eller fordi fakturasummen afviger fra de estimerede omkostninger ved tjenester. I mange lande betaler forsikringsselskaber lægepræmier på den forsikredes vegne, men forsikringspolicer dækker normalt kun visse omkostninger. I dette tilfælde skal faktureringskontorer fakturere den forsikrede for resten af regningen. Gebyrer, der involverer medbetalinger, resulterer ofte i tvister mellem kontorer og forbrugere. Sådanne tvister eskaleres normalt til den fakturatilsynsførende, der har myndighed til at fravige gebyrer eller til at bekræfte de oplysninger, der er leveret af kontorist, hvis fakturaen var korrekt.
Bortset fra at forsøge at løse tvister, der involverer klienter, er den fakturerende vejleder også nødt til at håndtere inter-personlige tvister, der involverer kontorister. Faktureringsvejlederen har normalt ansvaret for at skrive personaleplanen og har normalt myndighed til at disciplinere personale, der er forsinkede, ikke mødes til arbejde eller som klarer sig dårligt på arbejdet. I nogle lande er medarbejderne forpligtet til at indsende tidskort, der specificerer deres arbejdstid, og faktureringsovervågningen er nødt til at underskrive disse kort for at godkende lønningsbetalinger.