¿Qué hace un supervisor de facturación?
Un supervisor de facturación preside un equipo de empleados responsables de enviar facturas a los clientes y de cobrar los pagos. El supervisor debe asignar deberes en la oficina de facturación y supervisar las actividades diarias de los empleados. En algunos casos, el supervisor puede tener la autoridad para reclutar y despedir a los empleados, mientras que los supervisores son casi siempre responsables de proporcionar capacitación y asesoramiento en el trabajo.
Las compañías de seguros, hospitales, compañías de televisión satelital y otros proveedores de servicios generalmente emplean equipos de facturación internos, y estos equipos son administrados por un supervisor de facturación. Algunos empleadores requieren que los supervisores hayan obtenido títulos universitarios en administración de empresas, contabilidad, administración o un campo similar. Otras empresas simplemente emplean a empleados de facturación experimentados y calificados para desempeñar funciones de supervisión. Las principales compañías de seguros pueden emplear a varios supervisores de facturación para presidir equipos de empleados que manejan los pagos de los diferentes tipos de pólizas.
Diariamente, el supervisor de facturación generalmente debe proporcionar a los empleados listas de clientes que deben facturarse por servicios recientes. En muchos casos, el supervisor tiene que completar informes diarios, semanales o mensuales para realizar un seguimiento de la cantidad de clientes que se han facturado y la cantidad de facturas que se han pagado. El supervisor puede ayudar a los empleados a localizar clientes a los que no se puede llegar fácilmente. Además, el supervisor de facturación normalmente tiene cierto conocimiento de las prácticas y leyes locales de cobranza y, por lo tanto, puede asesorar a los empleados sobre la mejor manera legal de cobrar una deuda vencida.
Los clientes a veces disputan las facturas ya sea porque no se proporcionaron los servicios enumerados o porque el total de la factura se desvía del costo estimado de los servicios. En muchos países, las compañías de seguros pagan primas médicas en nombre del asegurado, pero las pólizas de seguro generalmente solo cubren ciertos costos. En este caso, los empleados de facturación deben facturar al asegurado por el resto de la factura. Los cargos que implican copagos a menudo resultan en disputas entre empleados y consumidores. Dichas disputas generalmente se escalan al supervisor de facturación que tiene la autoridad de renunciar a los cargos o de afirmar la información proporcionada por el secretario si la factura era correcta.
Además de intentar resolver disputas que involucran a clientes, el supervisor de facturación también tiene que lidiar con disputas interpersonales que involucran a empleados. El supervisor de facturación normalmente tiene la responsabilidad de escribir el horario del personal y generalmente tiene la autoridad de disciplinar al personal que llega tarde, no se presenta al trabajo o que se desempeña mal en el trabajo. En algunos países, los empleados deben presentar tarjetas de tiempo que detallen sus horas trabajadas y el supervisor de facturación tiene que firmar estas tarjetas para autorizar los pagos de nómina.