Hvad gør en tilskudsadministrator?
En tilskudschef arbejder for en række forskellige organisationer for at omfatte non-profit, bureauer for social service og uddannelsesinstitutioner. Almindelige ansvarsområder for rollen inkluderer planlægning og implementering af tilskudsprogrammer, udførelse af bevillingsundersøgelser, skrivning af tilskudsforslag, udarbejdelse af tilskudsansøgninger, revision af tilskudsoverholdelse og udarbejdelse og udstedelse af tilskudsrapporter. I de fleste tilfælde rapporterer tilskudschefen til en form for direktør, f.eks. En centerdirektør i et socialt serviceagentur. Den største del af jobbet inkluderer dog identificering af potentielle tilskud, der er mest nyttige til organisationens overordnede mission og mål. Kommunikation med organisationer, der tildeler tilskud, er også en vigtig opgave, der falder ind under en bevillingschef.
Først og fremmest skal en tilskudsansvarlig undersøge tilskud, der er tilgængelige og nøjagtigt identificere dem, som organisationen kan drage fordel af. Undersøgelse af tilgængelige tilskud og deres anvendelighed til organisationens mission kræver både en effektiv metodologi og en analytisk proces. At afbalancere begge disse krav effektivt bestemmer ofte succes i positionen. Når et tilskud er identificeret, skal tilskudsadministratoren indsende en ansøgning, der effektivt viser, at organisationen er i stand til at bruge tilskuddet klogt og påvirke de ændringer, som tilskudene har til hensigt at påvirke. I andre tilfælde, hvor tilskud ikke er let tilgængelige, skal der desuden udvikles tilskudsforslag, der ikke kun identificerer et behov, men som også formulerer en plan, som bevillingen vil hjælpe med at udføre.
Når et tilskud er tildelt, er tilskudsansvarlig ansvarlig for at sikre overholdelse af tilskudsspecifikationer og krav. Tildeling af tilskud sker normalt baseret på specifikke anvendelser for de tildelte midler samt forventede milepæle i det finansierede program. Dette ansvar henhører under tildelingsadministratoren, og det medfører, at disse specifikationer, krav og milepæle kommunikeres, ud over at der regelmæssigt følges op for at sikre overholdelse. Kommunikation af fremskridt gennem personlige møder og tilskud til rapporter er en del af denne proces. Ofte opnås dette gennem stedbesøg fra den tildelende organisation ud over forberedte rapporter, der kan fokusere på budgetmæssige bekymringer og dokumentere fremskridt.
Derudover er et separat sæt af tilskudsrapporter krav om intern ansvarlighed. Sådanne rapporter er normalt udarbejdet til at specificere hvert tilskud individuelt såvel som alle tilskud samlet. Derefter forelægges disse rapporter til bevillingslederens vejleder, ofte ledsaget af en præsentation, der indeholder detaljerede oplysninger om hver indsendt rapport. Udstedelse af sådanne rapporter kræver, at tilskudschefen effektivt demonstrerer, at han eller hun håndterer de krævede opgaver på en ansvarlig måde.