Hvad er de forskellige typer hovedbokskort?

Hovedbokskort er bogføringsværktøjer, der bruges af virksomheder til at registrere transaktioner og styre økonomiske papirer. De ligner dog alligevel forskellige standardbokspapirer på bestemte måder. Lighederne kommer fra brugen af ​​kolonner, rækker og gitre på hovedbokskort, hvori en bogholder kan skrive økonomiske data. Forskelle inkluderer muligheden for at placere disse kort på ringe og brugen af ​​karton, som kortene er trykt på. Disse kort har forskellige formater, farver og lagringsmuligheder til brug i et regnskabssystem.

Generelt skal de samme oplysninger skrives på hvert hovedbokskort, inden de bruges i et virksomheds regnskabssystem. For eksempel skal en bogholder skrive en beskrivelse eller anvendelsesformål øverst sammen med en dato, der korrelerer med transaktionshændelsen. Hver række repræsenterer en linje, som bogholderen skal skrive kontonumre, kontobeskrivelser og dollarbeløb til transaktionen. Med flere linjer på hovedbokskort er der god plads til nøjagtigt at beskrive transaktionshændelsen og lave krybbe-noter. Kortet har derefter de oplysninger, der er registreret i virksomhedens regnskabssystem.

Selvom de fleste hovedbokskort har samme format, kan der være forskellige farver til disse kort, der er tilgængelige i kontorartikelforretninger. Almindelige farver inkluderer grøn, gul og manila, selvom andre måske findes fra bestemte kontorartikler. I de fleste tilfælde er der ingen reel signifikant forskel mellem farverne på hovedbokskort, skønt et firma muligvis kan bruge dem forskelligt. For eksempel kan et stort firma bruge en anden farve til forskellige afdelinger eller forskellige transaktioner, afhængigt af behovet. Dette gør det muligt for regnskabssystemet at have naturlig adskillelse til brug af information mellem de mange typer transaktioner eller afdelinger.

Brug af hovedbokskort som en del af et regnskabssystem kan være nødvendigt, da de har en tendens til at være mere holdbare end standard hovedbokspapir. I nogle tilfælde kan kortene være til stede i et virksomheds grovere operationelle afdelinger, såsom produktion, konstruktion eller andre ikke-kontormiljøer. Her udfylder ikke-regnskabsfolk nogle grundlæggende oplysninger - såsom mængder, omkostninger og brug af varer - med bogholderne, der udfylder de resterende data. Brug og opbevaring af disse kort giver virksomheder mulighed for at have mere holdbart papirarbejde rundt i disse grovere miljøer. Opbevaring af disse kort er nødvendigt til skatte- og forretningsformål, og disse kort er typisk meget holdbare.