Wat zijn de verschillende soorten grootboekkaarten?

Grootboekkaarten zijn boekhoudhulpmiddelen die door bedrijven worden gebruikt om transacties te registreren en financieel papierwerk te beheren. Ze zijn vergelijkbaar en toch verschillend van standaard grootboekpapier op specifieke manieren. De overeenkomsten komen van het gebruik van kolommen, rijen en rasters op grootboekkaarten waarin een boekhouder financiële gegevens kan schrijven. Verschillen omvatten de mogelijkheid om deze kaarten op ringen te plaatsen en het gebruik van kaarten waarop de kaarten zijn gedrukt. Deze kaarten hebben verschillende formaten, kleuren en opslagmogelijkheden voor gebruik in een boekhoudsysteem.

Over het algemeen moet dezelfde informatie op elke grootboekkaart worden geschreven voordat deze in het boekhoudsysteem van een bedrijf wordt gebruikt. Een boekhouder moet bijvoorbeeld bovenaan een beschrijving of gebruiksdoel schrijven, samen met een datum die overeenkomt met de transactie-gebeurtenis. Elke rij vertegenwoordigt een regel waarop de boekhouder rekeningnummers, rekeningbeschrijvingen en dollarbedragen voor de transactie moet schrijven. Met meerdere lijnen op grootboekkaarten is er voldoende ruimte om de transactie-gebeurtenis nauwkeurig te beschrijven en wiegnotities te maken. Op de kaart wordt vervolgens de informatie vastgelegd in het boekhoudsysteem van het bedrijf.

Hoewel de meeste grootboekkaarten hetzelfde formaat hebben, kunnen er voor deze kaarten verschillende kleuren beschikbaar zijn in winkels voor kantoorbenodigdheden. Veel voorkomende kleuren zijn groen, geel en manilla, hoewel andere kunnen bestaan ​​uit bepaalde kantoorartikelenwinkels. In de meeste gevallen is er geen echt significant verschil tussen de kleuren van grootboekkaarten, hoewel een bedrijf ze misschien anders kan gebruiken. Een groot bedrijf kan bijvoorbeeld een andere kleur gebruiken voor verschillende afdelingen of verschillende transacties, afhankelijk van de behoefte. Hierdoor heeft het boekhoudsysteem een ​​natuurlijke scheiding voor het gebruik van informatie tussen de vele soorten transacties of afdelingen.

Het gebruik van grootboekkaarten als onderdeel van een boekhoudsysteem kan nodig zijn, omdat deze doorgaans duurzamer zijn dan standaard grootboekpapier. In sommige gevallen kunnen de kaarten aanwezig zijn in de ruwere operationele afdelingen van een bedrijf, zoals productie, constructie of andere niet-kantooromgevingen. Hier vullen niet-accountants wat basisinformatie in - zoals hoeveelheden, kosten en gebruik van goederen - waarbij boekhouders de resterende gegevens invullen. Het gebruik en de opslag van deze kaarten stelt bedrijven in staat om duurzamer papierwerk rond te hebben voor deze ruwere omgevingen. Het opslaan van deze kaarten is nodig voor belasting- en zakelijke doeleinden en deze kaarten zijn meestal erg duurzaam.