Quels sont les différents types de fiches de grand livre?
Les cartes de grand livre sont des outils de comptabilité utilisés par les entreprises pour enregistrer les transactions et gérer les écritures financières. Ils sont similaires mais différents du livre général standard de manière spécifique. Les similitudes proviennent de l'utilisation de colonnes, de lignes et de grilles sur des fiches de grand livre dans lesquelles un commis comptable peut écrire des données financières. Les différences incluent la possibilité de placer ces cartes sur des anneaux et l’utilisation du papier cartonné sur lequel les cartes sont imprimées. Ces cartes ont différents formats, couleurs et possibilités de stockage pour une utilisation dans un système de comptabilité.
En règle générale, les mêmes informations doivent être écrites sur chaque carte du grand livre avant de pouvoir être utilisées dans le système comptable d'une entreprise. Par exemple, un commis aux livres doit écrire une description ou un but d'utilisation en haut, ainsi qu'une date corrélée à l'événement de transaction. Chaque ligne représente une ligne sur laquelle le commis comptable doit écrire les numéros de compte, les descriptions de compte et les montants en dollars pour la transaction. Avec plusieurs lignes sur des fiches de grand livre, il y a amplement d'espace pour décrire avec précision l'événement de transaction et prendre des notes pour le lit d'enfant. La carte enregistre alors les informations dans le système comptable de l'entreprise.
Bien que la plupart des cartes de grand livre aient le même format, leurs cartes peuvent avoir des couleurs différentes disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. Les couleurs courantes incluent le vert, le jaune et la manille, bien que d'autres puissent exister dans certains magasins de fournitures de bureau. Dans la plupart des cas, il n’ya pas de réelle différence significative entre les couleurs des cartes de grand livre, bien qu’une entreprise puisse les utiliser différemment. Par exemple, une grande entreprise peut utiliser une couleur différente pour différents services ou différentes transactions, en fonction des besoins. Cela permet au système comptable d'avoir une séparation naturelle pour l'utilisation de l'information entre les nombreux types de transactions ou de départements.
L'utilisation de cartes de grand livre dans le cadre d'un système de comptabilité peut s'avérer nécessaire car elles ont tendance à être plus durables qu'un papier de grand livre standard. Dans certains cas, les cartes peuvent être présentes dans les services opérationnels les plus difficiles de l'entreprise, tels que la production, la construction ou d'autres environnements autres que les bureaux. Ici, les non-comptables remplissent certaines informations de base - telles que les quantités, les coûts et l'utilisation des biens - avec les comptables en complétant les données restantes. L'utilisation et le stockage de ces cartes permettent aux entreprises de disposer de documents plus durables pour ces environnements difficiles. Le stockage de ces cartes est nécessaire à des fins fiscales et commerciales, et ces cartes sont généralement très durables.