Jakie są różne rodzaje kart księgi?
Karty księgowe to narzędzia księgowe wykorzystywane przez firmy do rejestrowania transakcji i zarządzania dokumentacją finansową. Są one podobne, ale różnią się od standardowych ksiąg rachunkowych w określony sposób. Podobieństwa wynikają z zastosowania kolumn, wierszy i siatek na kartach księgowych, w których księgowy może zapisywać dane finansowe. Różnice obejmują możliwość umieszczenia tych kart na pierścieniach i użycie kart, na których karty są drukowane. Karty te mają różne formaty, kolory i możliwości przechowywania do wykorzystania w systemie księgowym.
Zasadniczo te same informacje muszą być zapisane na każdej karcie księgi głównej przed ich użyciem w systemie księgowym firmy. Na przykład księgowy musi napisać na górze opis lub cel użycia wraz z datą, która koreluje ze zdarzeniem transakcji. Każdy wiersz reprezentuje wiersz, w którym księgowy musi wpisać numery kont, opisy kont i kwoty w dolarach dla transakcji. Z kilkoma liniami na kartach księgowych jest wystarczająco dużo miejsca, aby dokładnie opisać zdarzenie transakcji i zrobić notatki szopki. Karta następnie zapisuje informacje w systemie księgowym firmy.
Chociaż większość kart księgi ma ten sam format, mogą być różne kolory dla tych kart dostępnych w sklepach z artykułami biurowymi. Typowe kolory to zielony, żółty i manila, chociaż inne mogą istnieć w niektórych sklepach z artykułami biurowymi. W większości przypadków nie ma istotnej różnicy między kolorami kart księgi, chociaż firma może być w stanie używać ich inaczej. Na przykład duża firma może użyć innego koloru dla różnych działów lub różnych transakcji, w zależności od potrzeb. Pozwala to systemowi księgowemu na naturalną separację w celu wykorzystania informacji między wieloma rodzajami transakcji lub działów.
Korzystanie z kart księgi jako części systemu księgowego może być konieczne, ponieważ są one bardziej trwałe niż standardowy papier księgi. W niektórych przypadkach karty mogą być obecne w trudniejszych działach operacyjnych firmy, takich jak produkcja, budownictwo lub inne środowiska poza biurem. W tym przypadku osoby nieksięgujące wypełniają podstawowe informacje - takie jak ilości, koszty i wykorzystanie towarów - a księgowi wypełniają pozostałe dane. Korzystanie z tych kart i ich przechowywanie pozwala firmom uzyskać bardziej trwałą dokumentację w trudniejszych warunkach. Przechowywanie tych kart jest konieczne do celów podatkowych i biznesowych, a karty te są zazwyczaj bardzo trwałe.