Quali sono i diversi tipi di carte contabili?
Le carte contabili sono strumenti di contabilità utilizzati dalle aziende per registrare le transazioni e gestire le pratiche finanziarie. Sono simili ma diversi dalla carta contabile standard in modi specifici. Le somiglianze derivano dall'uso di colonne, righe e griglie sulle carte contabili in cui un contabile può scrivere dati finanziari. Le differenze includono la possibilità di posizionare queste carte sugli anelli e l'uso di cartoncini su cui sono stampate le carte. Queste carte hanno diversi formati, colori e possibilità di archiviazione per l'uso in un sistema di contabilità.
In generale, le stesse informazioni devono essere scritte su ogni carta di contabilità generale prima che vengano utilizzate nel sistema contabile di un'azienda. Ad esempio, un contabile deve scrivere una descrizione o uno scopo d'uso nella parte superiore insieme a una data correlata all'evento della transazione. Ogni riga rappresenta una riga su cui il contabile deve scrivere i numeri di conto, le descrizioni dei conti e gli importi in dollari per la transazione. Con diverse righe sulle carte contabili, c'è ampio spazio per descrivere con precisione l'evento di transazione e prendere appunti sulla culla. La carta ha quindi le informazioni registrate nel sistema contabile dell'azienda.
Sebbene la maggior parte delle carte contabili abbiano lo stesso formato, potrebbero essere disponibili colori diversi per queste carte nei negozi di forniture per ufficio. I colori comuni includono il verde, il giallo e il manila, sebbene altri possano esistere in alcuni negozi di articoli per ufficio. Nella maggior parte dei casi, non vi è alcuna differenza significativa tra i colori delle carte contabili, anche se un'azienda potrebbe essere in grado di usarli in modo diverso. Ad esempio, una grande azienda può utilizzare un colore diverso per reparti diversi o transazioni diverse, a seconda delle necessità. Ciò consente al sistema contabile di avere una separazione naturale per l'uso delle informazioni tra i vari tipi di transazioni o dipartimenti.
L'uso di carte contabili come parte di un sistema contabile può essere necessario in quanto tendono ad essere più durevoli della carta contabile standard. In alcuni casi, le carte possono essere presenti nei reparti operativi più difficili di un'azienda, come produzione, costruzione o altri ambienti non di ufficio. Qui, i non contabili compilano alcune informazioni di base - come quantità, costi e uso delle merci - con i contabili che compilano i dati rimanenti. L'uso e la conservazione di queste schede consentono alle aziende di disporre di documenti più durevoli per questi ambienti più difficili. La memorizzazione di queste carte è necessaria a fini fiscali e aziendali e queste carte sono in genere molto resistenti.