Hva er de forskjellige typer hovedkort?

Hovedbokskort er bokføringsverktøy som brukes av selskaper til å registrere transaksjoner og administrere økonomiske papirer. De ligner, men er imidlertid forskjellige fra standard hovedbokspapir på spesifikke måter. Likhetene kommer fra bruk av kolonner, rader og rutenett på hovedbokkort som en bokholder kan skrive økonomiske data i. Forskjeller inkluderer muligheten til å plassere disse kortene på ringer og bruken av kartong som kortene er skrevet ut på. Disse kortene har forskjellige formater, farger og lagringsmuligheter for bruk i et regnskapssystem.

Generelt må den samme informasjonen skrives på hvert hovedbokkort før den brukes i et selskaps regnskapssystem. For eksempel må en bokholder skrive en beskrivelse eller bruksformål øverst sammen med en dato som korrelerer med transaksjonshendelsen. Hver rad representerer en linje som bokholderen må skrive kontonumre, kontobeskrivelser og dollarbeløp for transaksjonen. Med flere linjer på hovedkort, er det god plass til å beskrive transaksjonshendelsen nøyaktig og lage krybbe-lapper. Kortet har deretter informasjonen registrert i selskapets regnskapssystem.

Selv om de fleste hovedbokskort har samme format, kan det være forskjellige farger for disse kortene som er tilgjengelige i kontorrekvisita-butikker. Vanlige farger inkluderer grønt, gult og manila, selv om andre kan eksistere fra visse kontorrekvisita-butikker. I de fleste tilfeller er det ingen reell betydelig forskjell mellom fargene på hovedbokkort, selv om et selskap kan være i stand til å bruke dem annerledes. For eksempel kan et stort selskap bruke en annen farge for forskjellige avdelinger eller forskjellige transaksjoner, avhengig av behovet. Dette gjør at regnskapssystemet har naturlig separasjon for bruk av informasjon mellom de mange typer transaksjoner eller avdelinger.

Bruk av hovedbokkort som en del av et regnskapssystem kan være nødvendig, ettersom de pleier å være mer holdbare enn vanlig hovedbokspapir. I noen tilfeller kan kortene være til stede i et selskaps grove driftsavdelinger, for eksempel produksjon, bygging eller andre kontormiljøer. Her fyller ikke-regnskapsførere grunnleggende informasjon - for eksempel mengder, kostnader og bruk av varer - med bokførere som fyller ut de resterende dataene. Bruk og lagring av disse kortene gjør det mulig for selskaper å ha mer holdbart papirarbeid rundt i disse grovere miljøene. Lagring av disse kortene er nødvendig for skatte- og forretningsformål, og disse kortene er vanligvis veldig holdbare.