Was ist eine Buchhaltungsrechnung?
Eine Buchhaltungsrechnung ist eine Rechnung, auf der die Details der Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt sind, die eine Einzelperson oder ein Unternehmen einem Kunden geliefert hat. Rechnungen enthalten in der Regel die Anzahl der gelieferten Artikel, die Beschreibung der Dienstleistungen, den Preis für jeden Artikel oder jede Dienstleistung sowie das Lieferdatum, die Methode und die Adresse. Andere Details, die allgemein auf einer Buchhaltungsrechnung aufgeführt sind, umfassen Kontonummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Fälligkeitsdatum und Zahlungsadresse. Eine Buchhaltungsrechnung kann persönlich zugestellt oder per Post, E-Mail oder Fax gesendet werden. Um den Rechnungsprozess zu vereinfachen, verwenden Auftragnehmer und Unternehmen häufig computergenerierte Rechnungsvorlagen.
Der Zweck einer Buchhaltungsrechnung besteht darin, die Mitteilung zu übermitteln, dass Geld geschuldet ist. Ein Unternehmen, das ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung liefert, stellt dem Kunden im Allgemeinen eine Rechnung aus. Die Buchhaltungsrechnung enthält in der Regel alle Details, die ein Kunde zur Zahlung benötigt. Eine detaillierte Rechnung dient sowohl dem Anbieter als auch dem Kunden als Leitfaden für die Beantwortung von Fragen zu den gelieferten Produkten und Dienstleistungen. Wenn ein Kunde eine Rechnung erhält, auf der ein höherer Preis pro Artikel als erwartet berechnet wird, kann er anhand der Informationen auf dem Dokument die Diskrepanz mit dem Rechnungssteller besprechen.
Viele Einzelpersonen und Unternehmen führen nach Zahlungseingang Buchhaltungsrechnungen. Im Falle eines kleinen Unternehmens können beispielsweise einige Ausgaben steuerlich abgeschrieben werden. Das Speichern der Rechnung ist ein notwendiger Bestandteil der Nachverfolgung von Ausgaben und der Bereitstellung von Sicherungsdokumenten im Falle einer Steuerprüfung. Große Unternehmen werden im Allgemeinen Kopien von Rechnungen aus demselben Grund aufbewahren, sei es in gedruckter Form oder in elektronischer Form.
Format und Gestaltung einer Buchhaltungsrechnung variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Ein unabhängiger Auftragnehmer kann seine eigene Rechnung mit nur wenigen Informationen von Hand erstellen. Die meisten großen Unternehmen verwenden computergenerierte Rechnungsvorlagen, in die wichtige Details wie Firmenname und -anschrift, Zahlungsanschrift, Zahlungsrichtlinien und andere Details, die sich von Rechnung zu Rechnung nicht ändern, automatisch eingetragen werden.
Eine Buchhaltungsrechnung kann auf verschiedene Arten geliefert werden. Ein Auftragnehmer, der Arbeiten an einem Haus ausführt, kann nach Abschluss des Auftrags eine Rechnung aushändigen. Viele Unternehmen verschicken Rechnungen an Kunden. Einige Unternehmen stellen ihren Kunden eine Rechnung per E-Mail. In anderen Situationen können Kunden den Erhalt einer Rechnung jeden Monat ablehnen und stattdessen die Website eines Unternehmens besuchen, um Rechnungen anzuzeigen.