Co to jest faktura księgowa?

Faktura księgowa to rachunek, który wyszczególnia szczegóły produktów lub usług dostarczonych klientowi przez osobę fizyczną lub firmę. Faktury zazwyczaj obejmują liczbę dostarczonych przedmiotów, opis usług, cenę każdej pozycji lub usługi oraz datę dostawy, sposób i adres. Inne szczegóły ogólnie wymienione na fakturze księgowej obejmują numer konta, datę faktury, numer faktury, numer zamówienia zakupu, termin płatności i adres płatności. Faktura księgowa może zostać dostarczona osobiście lub przesłana pocztą, e-mailem lub faksem. Aby uprościć proces fakturowania, kontrahenci i firmy często używają komputerowych szablonów faktur.

Celem faktury księgowej jest dostarczenie powiadomienia o należnych pieniądzach. Firma, która dostarcza konkretny produkt lub usługę, zazwyczaj skontaktuje się z nim, wystawiając fakturę klientowi. Faktura księgowa zazwyczaj zawiera wszystkie szczegóły potrzebne klientowi do wystawienia płatności. Szczegółowa faktura służy jako przewodnik zarówno dla dostawcy, jak i klienta, poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące dostarczonych produktów i usług. Jeśli klient otrzyma fakturę obciążającą go wyższą ceną za sztukę, niż się spodziewał, może wykorzystać informacje zawarte w dokumencie do omówienia rozbieżności z firmą wystawiającą faktury.

Wiele osób i firm będzie przechowywać faktury księgowe po otrzymaniu płatności. Na przykład w przypadku małej firmy niektóre wydatki kwalifikują się do odpisu podatkowego. Zapisanie faktury jest niezbędną częścią śledzenia wydatków i zapewnienia kopii zapasowej dokumentacji w przypadku kontroli podatkowej. Duże firmy zazwyczaj przechowują kopie faktur księgowych z tego samego powodu, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Format i wzór faktury księgowej różni się w zależności od firmy. Niezależny kontrahent może ręcznie napisać własną fakturę, zawierającą tylko kilka informacji. Większość dużych firm korzysta z generowanych komputerowo szablonów faktur, które automatycznie wypełniają ważne dane, takie jak nazwa i adres firmy, adres płatności, zasady płatności i inne szczegóły, które nie zmieniają się z faktury na fakturę.

Fakturę księgową można dostarczyć przy użyciu różnych metod. Wykonawca, który wykonuje prace w domu, może ręcznie wystawić fakturę po zakończeniu pracy. Wiele firm wysyła faktury do klientów. Niektóre firmy fakturują swoich klientów za pośrednictwem poczty elektronicznej. W innych sytuacjach klienci rezygnują z otrzymywania faktury co miesiąc i zamiast tego odwiedzają witrynę firmy, aby wyświetlić faktury.