Hvad er en regnskabsfaktura?
En regnskabsfaktura er en faktura, der viser detaljerne om de produkter eller tjenester, der leveres til en klient af en enkeltperson eller virksomhed. Fakturaer inkluderer typisk antallet af leverede varer, beskrivelsen af tjenester, prisen for hver vare eller tjeneste og leveringsdato, metode og adresse. Andre detaljer, der normalt er anført på en regnskabsfaktura inkluderer kontonummer, fakturadato, fakturanummer, indkøbsordrenummer, betalingsdato og betalingsadresse. En regnskabsfaktura kan leveres personligt eller sendes via mail, e-mail eller fax. For at forenkle faktureringsprocessen bruger entreprenører og virksomheder ofte computergenererede fakturaskabeloner.
Formålet med en regnskabsfaktura er at levere meddelelsen om, at der skyldes penge. Et firma, der leverer et bestemt produkt eller en tjeneste, vil normalt følge op ved at udstede en faktura til klienten. Den bogførende faktura vil typisk indeholde alle de detaljer, som en klient har brug for for at udstede betaling. En detaljeret faktura fungerer som vejledning for både udbyderen og klienten gennem besvarelse af spørgsmål relateret til de leverede produkter og tjenester. Hvis en klient modtager en faktura, der opkræver en højere pris pr. Vare end han forventede, kan han bruge oplysningerne på dokumentet til at diskutere uoverensstemmelsen med faktureringsfirmaet.
Mange enkeltpersoner og virksomheder fører bogføringsfakturaer efter betaling er modtaget. I tilfælde af en lille virksomhed, for eksempel, er nogle udgifter kvalificerede til en skattemæssig afskrivning. Gemning af faktura er en nødvendig del af sporing af udgifter og levering af backup-dokumentation i tilfælde af en skatterevision. Store virksomheder vil normalt opbevare kopier af bogføringsfakturaer af samme grund, hvad enten de er i papirkopi eller i elektronisk format.
Format og design af en regnskabsfaktura varierer fra virksomhed til virksomhed. En uafhængig entreprenør skriver muligvis sin egen faktura for hånd, herunder kun et par oplysninger. De fleste store virksomheder bruger computergenererede fakturaskabeloner, der automatisk udfylder vigtige detaljer, såsom firmanavn og adresse, betalingsadresse, betalingspolitik og andre detaljer, der ikke ændres fra faktura til faktura.
En regnskabsfaktura kan leveres ved hjælp af forskellige metoder. En entreprenør, der udfører arbejde på et hus, kan aflevere en faktura ved afslutning af jobbet. Mange virksomheder sender fakturaer til kunderne. Nogle virksomheder fakturerer deres klienter via e-mail. I andre situationer vælger kunder at modtage en faktura hver måned og i stedet besøge et virksomheds websted for at se fakturaer.