Was ist ein Online-Verwaltungsassistent?
Ein Online-Verwaltungsassistent ist eine Person, die eine Reihe von Verwaltungsdiensten von einem Remotestandort aus bereitstellt. Ein Verwaltungsassistent arbeitet in einer Vielzahl von Büros und organisiert Termine, begleitet Lieferanten und Kunden und hilft bei der Verwaltung der Bürokorrespondenz. Ein effizienter Verwaltungsassistent organisiert das Büro, stellt sicher, dass die Kunden einen exzellenten Kundenservice erhalten und dass die Zahlung für die erbrachten Dienstleistungen eingeht.
Menschen, die Spaß an der Organisation haben, ausgezeichnete Kommunikatoren sind und in der Lage sind, widersprüchliche Prioritäten auszugleichen, empfinden diese Rolle als lohnend und anregend. Dies ist keine geeignete Rolle für jemanden, der schüchtern ist, lieber unabhängig arbeitet und es nicht schätzt, Anweisungen von anderen zu befolgen. Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein hohes Maß an Liebe zum Detail sind für jeden in dieser Position unerlässlich.
Zusätzlich zu den Standardkenntnissen muss ein Online-Verwaltungsassistent über Computerkenntnisse auf Expertenebene verfügen. Die Möglichkeit, ein virtuelles privates Netzwerk einzurichten und Probleme bei Computer-zu-Computer-Verbindungen zu beheben, ist in dieser Rolle sehr wichtig. Viele Online-Verwaltungsassistenten beantworten Anrufe auch über eine VOIP-Verbindung (Voice over Internet Protocol), für deren Einrichtung möglicherweise Unterstützung erforderlich ist.
Die meisten Online-Verwaltungsassistenten haben ein postsekundäres Bildungsprogramm abgeschlossen. Diese Art von Programm ist an Community Colleges und Career Colleges erhältlich und dauert in der Regel acht bis 12 Monate. Ein Engagement für die Weiterbildung ist in dieser Rolle wichtig, da sich die Technologie rasant weiterentwickelt.
Bei der Verwendung eines Online-Verwaltungsassistenten gibt es zwei Betriebsmethoden: dediziert und über ein Dienstleistungsunternehmen. Ein dedizierter Verwaltungsassistent erhält normalerweise direkten Zugriff auf das Computernetzwerk des Unternehmens. In diesem Zugriff sind allgemeine E-Mail-Konten, elektronische Dateien und zugehörige Dokumente enthalten. Der Assistent meldet sich am Computer an und führt die zugewiesenen Aufgaben aus.
Eine professionelle Verwaltungsassistentendienstfirma bietet den Zugang zu Verwaltungsassistenten gegen eine festgelegte Gebühr. Der tatsächliche Assistent kann sich je nach angefordertem Servicelevel und Anzahl der anderen Kunden ändern. In diesem Szenario werden die Aufgaben normalerweise an ein zentrales Repository oder Portal gesendet, mit dem der Dokumentenfluss verwaltet wird.
Der Einsatz eines Online-Verwaltungsassistenten nimmt langsam zu und wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren voraussichtlich überdurchschnittlich wachsen. Die verbesserte Technologie bietet Arbeitgebern bessere Tools zur Verfolgung der Produktivität und ermöglicht es den Mitarbeitern, von einem entfernten Büro aus ein breiteres Aufgabenspektrum auszuführen. Die Möglichkeit für Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten, kann sowohl als Kostensenkungsmethode als auch als Sozialleistung angesehen werden.