Wat is een online administratieve assistent?
Een online administratieve assistent is iemand die verschillende administratieve diensten aanbiedt vanaf een externe locatie. Een administratief medewerker werkt in verschillende kantoren, organiseert afspraken, neemt contact op met leveranciers en klanten en helpt tegelijkertijd de kantoorcorrespondentie te beheren. Een efficiënte administratieve assistent houdt het kantoor georganiseerd, zorgt ervoor dat de klanten uitstekende klantenservice ontvangen en dat de betaling wordt ontvangen voor geleverde diensten.
Mensen die genieten van organiseren, uitstekende communicatiemiddelen zijn en in staat zijn tegenstrijdige prioriteiten in evenwicht te brengen, vinden deze rol lonend en stimulerend. Dit is geen geschikte rol voor iemand die verlegen is, liever zelfstandig werkt en het niet op prijs stelt om aanwijzingen van anderen te volgen. Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en een hoge mate van aandacht voor detail zijn essentieel voor iedereen in deze functie.
Naast de standaardvaardigheden moet een online administratief medewerker computervaardigheden op expertniveau hebben. De mogelijkheid om een virtueel particulier netwerk op te zetten en problemen met computer-naar-computer-verbindingen op te lossen, is in deze rol erg belangrijk. Veel online administratieve assistenten beantwoorden ook telefoongesprekken via een Voice over Internet-protocol (VOIP) -verbinding, waarvoor mogelijk wat hulp nodig is bij het instellen.
De meeste online administratieve assistenten hebben een postsecundair onderwijsprogramma voltooid. Dit type programma is verkrijgbaar bij community- en carrièrecolleges en duurt meestal acht tot 12 maanden voor het basisprogramma. Een toewijding aan permanente educatie is belangrijk in deze rol, aangezien technologie in een snel tempo blijft veranderen.
Er zijn twee operationele methoden bij het gebruik van een online administratieve assistent: toegewijd en via een dienstverlenend bedrijf. Een toegewijde administratieve assistent krijgt doorgaans directe toegang tot het computernetwerk van het bedrijf. Deze toegang omvat alle algemene e-mailaccounts, elektronische bestanden en gerelateerde documenten. De assistent meldt zich aan op de computer en voltooit vervolgens de taken zoals toegewezen.
Een professionele administratieve assistent-dienstverlener biedt toegang tot administratieve assistenten voor een vast bedrag. De daadwerkelijke assistent kan veranderen, afhankelijk van het gevraagde serviceniveau en het aantal andere klanten. In dit scenario worden de taken meestal verzonden naar een centrale repository of portal die wordt gebruikt om de documentstroom te beheren.
Het gebruik van een online administratieve assistent groeit langzaam en zal naar verwachting de komende vijf tot tien jaar bovengemiddeld groeien. Verbeterde technologie biedt werkgevers betere hulpmiddelen om de productiviteit te volgen en stelt mensen in staat een breder scala aan taken uit te voeren vanuit een extern kantoor. Medewerkers thuis laten werken kan worden gezien als een methode om kosten te besparen en een voordeel voor de werknemer.