Vad är en administrativ assistent online?
En administrativ assistent online är någon som tillhandahåller en rad administrativa tjänster från en avlägsen plats. En administrativ assistent arbetar på olika kontor, organiserar möten, följer upp med leverantörer och kunder, samtidigt som han hjälper till att hantera kontorskorrespondens. En effektiv administrativ assistent håller kontoret organiserat, säkerställer att kunderna får utmärkt kundservice och att betalning mottas för tillhandahållna tjänster.
Människor som tycker om att organisera, är utmärkta kommunikatörer och kan balansera motstridiga prioriteringar tycker att denna roll är givande och energigivande. Detta är inte en lämplig roll för någon som är blyg, föredrar att arbeta självständigt och inte uppskattar att följa anvisningar från andra. Utmärkta interpersonella färdigheter och en hög grad av uppmärksamhet på detaljer är avgörande för alla i denna position.
Förutom standardfärdigheterna måste en administrativ onlineassistent ha datorkunskaper på expertnivå. Möjligheten att skapa ett virtuellt privat nätverk och felsöka dator-till-datoranslutningar är mycket viktigt i denna roll. Många administrativa assistenter online svarar också på telefonsamtal via en VoIP-anslutning (Voice over Internet Protocol), vilket kan kräva viss hjälp för att konfigurera.
De flesta administrativa assistenter online har avslutat ett gymnasieutbildningsprogram. Denna typ av program är tillgängligt från samhällskolor och högskolor och är vanligtvis åtta till 12 månader långa för det grundläggande programmet. Ett åtagande till fortbildning är viktigt i denna roll, eftersom tekniken fortsätter att förändras snabbt.
Det finns två operativa metoder när du använder en administrativ onlineassistent: dedikerad och genom ett serviceföretag. En dedikerad administrativ assistent har vanligtvis direkt tillgång till företagets datornätverk. I denna åtkomst ingår alla allmänna e-postkonton, elektroniska filer och relaterade dokument. Assistenten loggar in på datorn och slutför sedan uppgifterna som tilldelats.
Ett professionellt administrativt serviceföretag ger tillgång till administrativa assistenter mot en fast avgift. Den faktiska assistenten kan ändras beroende på vilken servicenivå som begärs och antalet andra kunder. I det här scenariot skickas uppgifterna vanligtvis till ett centralt arkiv eller portal som används för att hantera dokumentflödet.
Användningen av en administrativ onlineassistent växer långsamt och beräknas uppleva tillväxten över genomsnittet under de kommande fem till tio åren. Förbättrad teknik ger arbetsgivarna bättre verktyg för att spåra produktiviteten och gör det möjligt för människor att utföra ett bredare utbud av uppgifter från ett avlägset kontor. Att låta anställda arbeta hemifrån kan ses som både en kostnadsminskningsmetod och en anställdsförmån.