Hvad er en online administrativ assistent?
En online administrativ assistent er en person, der leverer en række administrative tjenester fra et fjerntliggende sted. En administrativ assistent arbejder i forskellige kontorer, organiserer aftaler, følger op med leverandører og kunder, mens han hjælper med at styre kontorkorrespondance. En effektiv administrativ assistent holder kontoret organiseret, sikrer, at kunderne får fremragende kundeservice, og at der modtages betaling for leverede tjenester.
Mennesker, der nyder at organisere sig, er fremragende formidlere og er i stand til at afbalancere modstridende prioriteringer, finder denne rolle givende og energigivende. Dette er ikke en passende rolle for en person, der er genert, foretrækker at arbejde selvstændigt og ikke sætter pris på at følge anvisninger fra andre. Fremragende interpersonelle færdigheder og en høj grad af opmærksomhed på detaljer er vigtig for alle i denne position.
Ud over standardfærdighederne skal en online administrativ assistent have computerfærdigheder på ekspertniveau. Evnen til at oprette et virtuelt privat netværk og fejlfinding af computer til computerforbindelser er meget vigtig i denne rolle. Mange online administrative assistenter besvarer også telefonopkald via en VoIP-forbindelse (Voice over Internet Protocol), hvilket muligvis kræver en vis hjælp til at konfigurere.
De fleste online administrative assistenter har afsluttet et efteruddannelsesprogram. Denne type program er tilgængelig fra samfunds- og karrierehøjskoler og er typisk otte til 12 måneder lang for det grundlæggende program. En forpligtelse til efteruddannelse er vigtig i denne rolle, da teknologien fortsætter med at ændre sig hurtigt.
Der er to operationelle metoder, når du bruger en online administrativ assistent: dedikeret og gennem et servicefirma. En dedikeret administrativ assistent er typisk forsynet med direkte adgang til virksomhedens computernetværk. Inkluderet i denne adgang er enhver generel e-mail-konto, elektroniske filer og relaterede dokumenter. Assistenten logger på computeren og afslutter derefter de opgaver, der er tildelt.
Et professionelt administrativt servicefirma giver adgang til administrative assistenter mod et fast gebyr. Den faktiske assistent kan ændre sig, afhængigt af det serviceniveau, der ønskes, og antallet af andre kunder. I dette scenarie sendes opgaverne typisk til et centralt arkiv eller portal, der bruges til at styre dokumentflowet.
Brugen af en online administrativ assistent vokser langsomt og forventes at opleve vækst over gennemsnittet i løbet af de næste fem til 10 år. Forbedret teknologi giver arbejdsgivere bedre værktøjer til at spore produktivitet og giver folk mulighed for at udføre en bredere vifte af opgaver fra et fjernkontor. At tillade medarbejdere at arbejde hjemmefra kan ses som både en omkostningsreduktionsmetode og en medarbejderfordel.