Was ist eine Meilenrückerstattung?
Wenn ein Mitarbeiter sein persönliches Fahrzeug nutzt, um Geschäfte zum Wohle seines Arbeitgebers zu tätigen, kann er eine Erstattung der damit verbundenen Kosten in Form einer Kilometererstattung erhalten. Auf diese Weise absorbiert ein Unternehmen einen Teil der Kraftstoffkosten und des Automobilverschleißes zu einem festgelegten Satz, wodurch die finanzielle Belastung der Mitarbeiter verringert wird. In den Vereinigten Staaten ist dies eine optionale Leistung. Als solches kann die US-Regierung auch einen Steuerabzug für Unternehmen oder Einzelpersonen gestatten, die Autos für geschäftliche Zwecke nutzen. In der Regel richten sich die Unternehmen nach den Richtlinien der nationalen Kontrollbehörden, wie dem Internal Revenue Service (IRS) in den USA. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.
Mitarbeiter, die für Unternehmen arbeiten, die Meilen erstatten, müssen in der Regel eine genaue Übersicht über die von ihnen gefahrenen Geschäftsmeilen vorlegen. Die meisten Unternehmen verfügen über ein Standardformular, das als Spesenabrechnung bezeichnet wird. Der Mitarbeiter füllt die relevanten Informationen aus, in denen die Orte, an denen er gefahren ist, die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und der Geschäftszweck für den jeweiligen Besuch aufgeführt sind. Wenn das Management die Spesenabrechnung genehmigt, werden dem Mitarbeiter die ihm entstandenen Kosten erstattet. Dies wird in der Regel berechnet, indem die Anzahl der gefahrenen Geschäftsmeilen mit dem aktuellen Erstattungssatz des Arbeitgebers multipliziert wird.
In den Vereinigten Staaten veröffentlicht der IRS optionale Standardkilometer-Sätze, die auf den Betriebskosten eines Autos basieren. Grundsätzlich werden auch die Gaspreise des Vorjahres bei der Schätzung berücksichtigt. Die Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, die Mitarbeiter auf der Grundlage dieses vorgeschlagenen Satzes zu erstatten. Sie können auch nach eigenem Ermessen davon abweichen.
Einige Unternehmen bieten überhaupt keine Kilometererstattung an. In diesem Fall können sie jedoch berechtigt sein, diesen Aufwand als Steuerabzug in ihre Unternehmensrenditen einzubeziehen. Ebenso können Personen, die keine Meilenerstattung von ihrem Arbeitgeber erhalten, Autoausgaben als Abzug in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung ausweisen.
Die Reise von zu Hause zu einer Baustelle kann in der Regel weder von einer Arbeitnehmereinheit noch von einer Einzelperson erstattet werden. Mit anderen Worten, wenn eine Person normalerweise 20 Meilen pro Tag von ihrem Zuhause zu ihrem Büro fährt, kann sie dies normalerweise nicht als legitime Ausgabe geltend machen. Wenn er jedoch den ganzen Tag über zu anderen Orten fährt, um Verkaufsgespräche zu führen oder Geschäfte für seinen Arbeitgeber zu tätigen, kann er in der Regel eine Entschädigung für die zusätzliche Reise beantragen, wenn eine Kilometererstattung angeboten wird.