O que é um reembolso de milhagem?

Quando um funcionário usa seu veículo pessoal para realizar negócios em benefício de seu empregador, ele pode receber um reembolso pelos custos associados, sob a forma de reembolso de milhagem. Ao fazer isso, uma corporação absorve parte das despesas com combustível e desgaste de automóveis a uma taxa predeterminada, aliviando o ônus financeiro dos funcionários. Nos Estados Unidos, esse é um benefício opcional; como tal, o governo dos EUA também pode permitir uma dedução de imposto para empresas ou indivíduos que usam carros para fins comerciais. Geralmente, as empresas baseiam a taxa de reembolso de milhas nas diretrizes estabelecidas pelas agências governamentais nacionais, como o Internal Revenue Service (IRS) nos EUA, mas nem sempre.

Os funcionários que trabalham em organizações que oferecem reembolso de milhas geralmente são obrigados a fornecer uma conta precisa das milhas de negócios que dirigem. A maioria das empresas possui um formulário padrão, chamado de relatório de despesas, no qual o funcionário preenche as informações pertinentes que descrevem os lugares onde ele dirigiu, o número de milhas que ele viajou para chegar lá e o objetivo comercial de cada visita em particular. Quando a administração aprova o relatório de despesas, o funcionário é reembolsado pelos custos incorridos. Isso geralmente é calculado considerando o número de milhas de negócios percorridas e multiplicando esse valor pela taxa de reembolso atual estabelecida pelo empregador.

Nos Estados Unidos, o IRS publica taxas de milhagem padrão opcionais com base no custo de operação de um carro. Os preços do gás do ano anterior também são geralmente considerados na estimativa. Os empregadores podem optar por reembolsar os funcionários com base nessa taxa sugerida. Eles também podem se desviar dela a seu critério.

Algumas empresas optam por não oferecer reembolso de milhas. Quando o fazem, no entanto, podem ter o direito de incluir essa despesa como dedução fiscal em seus retornos corporativos. Da mesma forma, as pessoas que não recebem reembolso de milhas de seus empregadores também podem ser elegíveis para especificar as despesas de automóvel como dedução em suas declarações de imposto de renda pessoais.

Viajar da casa de uma pessoa para um local de trabalho geralmente não é reembolsável para uma unidade empregadora ou para um indivíduo. Em outras palavras, se uma pessoa normalmente dirige 32 quilômetros por dia, de sua casa até seu escritório, geralmente não pode reivindicar isso como uma despesa legítima. No entanto, ao longo do dia, se ele dirige para outros locais para fazer ligações de vendas ou realizar negócios com seu empregador, geralmente pode solicitar uma compensação pela viagem adicional quando o reembolso de milhas é oferecido.