Qu'est-ce qu'un remboursement de kilométrage?

Lorsqu'un employé utilise son véhicule personnel pour faire des affaires pour le compte de son employeur, il peut recevoir un remboursement des coûts associés sous la forme d'un remboursement de kilométrage. Ce faisant, une société absorbe une partie des dépenses en carburant et l'usure des voitures à un taux prédéterminé, ce qui allège le fardeau financier des employés. Aux États-Unis, il s'agit d'un avantage facultatif. En tant que tel, le gouvernement américain peut également accorder une déduction fiscale aux entreprises et aux particuliers qui utilisent leur voiture à des fins professionnelles. Habituellement, les sociétés basent le taux de remboursement au kilomètre sur les directives définies par les agences nationales, telles que l’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis, mais pas toujours.

Les employés qui travaillent pour des organisations offrant un remboursement au kilométrage sont généralement tenus de fournir un compte-rendu précis des miles parcourus qu’ils parcourent. La plupart des entreprises ont un formulaire standard, appelé rapport de dépenses, dans lequel l’employé complète les informations pertinentes qui décrivent les lieux où il a conduit, le nombre de kilomètres qu’il a parcourus pour s’y rendre, ainsi que le but commercial de chaque visite. Lorsque la direction approuve le rapport de dépenses, l’employé se voit rembourser les frais qu’il a engagés. Ceci est généralement calculé en prenant le nombre de miles parcourus et multiplié ce chiffre par le taux de remboursement actuel établi par l'employeur.

Aux États-Unis, l'IRS publie des taux de kilométrage standard optionnels basés sur le coût d'utilisation d'une voiture. Les prix du gaz de l'année précédente sont également généralement pris en compte dans l'estimation. Les employeurs peuvent choisir de rembourser les membres du personnel sur la base de ce taux suggéré. Ils peuvent également s'en écarter à leur discrétion.

Certaines entreprises choisissent de ne pas proposer de remboursement du kilométrage. Lorsqu'ils le font, cependant, ils peuvent alors avoir le droit d'inclure cette dépense à titre de déduction fiscale dans leur déclaration de revenus. De même, les personnes qui ne reçoivent pas le remboursement du kilométrage de leur employeur peuvent également avoir le droit de détailler les dépenses en automobile à titre de déduction dans leur déclaration de revenus personnelle.

Les déplacements entre le domicile d'une personne et un lieu de travail ne sont généralement pas remboursables pour une unité employeuse ou un particulier. En d’autres termes, si une personne parcourt en moyenne 20 milles par jour de son domicile à son bureau, elle ne peut généralement pas réclamer cela en tant que dépense légitime. Tout au long de la journée, cependant, s’il se rend dans d’autres endroits pour faire des visites commerciales ou pour le compte de son employeur, il peut généralement demander une indemnité pour le voyage supplémentaire lorsque le remboursement du kilométrage est offert.