Hva er refusjon for kjørelengde?

Når en ansatt bruker sitt personlige kjøretøy for å drive virksomhet til fordel for arbeidsgiveren sin, kan han motta en tilbakebetaling for tilhørende kostnader i form av refusjon for kjørelengde. Ved å gjøre dette, tar et selskap opp noen av drivstoffutgiftene og slitasjen på bil til en forhåndsbestemt pris, og letter den økonomiske belastningen for ansatte. I USA er dette en valgfri fordel; som sådan kan den amerikanske regjeringen også tillate skattefradrag for selskaper eller enkeltpersoner som bruker biler til forretningsformål. Vanligvis baserer selskaper kjørelengden for tilbakebetaling av kjørelengde på retningslinjene satt av nasjonale styringsorganer, for eksempel Internal Revenue Service (IRS) i USA, men ikke alltid.

Ansatte som jobber for organisasjoner som tilbyr refusjon av kjørelengde, er vanligvis pålagt å oppgi en nøyaktig redegjørelse for virksomhetsmiljøene de kjører. De fleste selskaper har en standardskjema, kalt en utgiftsrapport, der den ansatte fyller relevant informasjon som skisserer stedene han kjørte, antall miles han reiste for å komme dit, og forretningsformålet for hvert enkelt besøk. Når ledelsen godkjenner utgiftsrapporten, refunderes den ansatte deretter for kostnadene han pådro seg. Dette beregnes vanligvis ved å ta antall kjørte kilometer og multiplisere dette tallet med gjeldende refusjonsgrad fastsatt av arbeidsgiveren.

I USA publiserer skattemyndighetene valgfri standard kjørelengde basert på kostnadene for å betjene en bil. Bensinpriser fra året før er også vurdert i estimatet. Arbeidsgivere kan velge å godtgjøre ansatte basert på denne foreslåtte satsen. De kan også avvike fra det etter eget skjønn.

Noen selskaper velger å ikke tilby tilbakebetaling av kjørelengde i det hele tatt. Når de gjør det, kan de imidlertid være berettiget til å inkludere den utgiften som et skattefradrag for bedriftens avkastning. På samme måte kan personer som ikke mottar refusjon av kjørelengde fra arbeidsgivere, også være kvalifisert til å spesifisere autoutgifter som et fradrag i deres personlige selvangivelse.

Reise fra en persons hjem til et arbeidssted refunderes vanligvis ikke for verken en ansettelsesenhet eller en person. Med andre ord, hvis en person vanligvis kjører 20 miles per dag fra hjemmet til kontoret sitt, kan han vanligvis ikke kreve det som en legitim utgift. Hvis han kjører til andre steder for å foreta salgssamtaler eller drive virksomhet for arbeidsgiveren sin, kan han imidlertid i løpet av dagen vanligvis be om kompensasjon for den ekstra reisen når tilbakebetaling av kjørelengde tilbys.